Türk–Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi (TJU), araştırma odaklı, uluslararası ve yenilikçi bir yükseköğretim kurumu oluşturma hedefinin yalnızca güçlü bir akademik yapılanma ile gerçekleştirilemeyeceğini; bu yapının yetkin, profesyonel, kurumsal değerlere bağlı ve sürekli gelişen bir idari kadro tarafından desteklenmesi gerektiğini kabul etmektedir. Üniversitenin eğitim, araştırma, yenilikçilik, uluslararasılaşma ve toplumsal katkı hedeflerine ulaşabilmesi, idari süreçlerin etkinliği, hizmet kalitesi, kurumsal koordinasyon kapasitesi ve insan kaynağının niteliğiyle doğrudan ilişkilidir.

Bu anlayış doğrultusunda hazırlanan Administrative Career Opportunities Programı, TJU bünyesinde görev yapan idari personelin mesleki bilgi ve becerilerini geliştirmek, kariyer ilerleme olanaklarını güçlendirmek, çalışanların potansiyellerini ortaya çıkarmak ve kurumsal ihtiyaçlarla bireysel kariyer hedefleri arasında sürdürülebilir bir uyum oluşturmak amacıyla tasarlanmıştır. Program, idari personelin yalnızca mevcut görevlerini yerine getiren çalışanlar olarak değil, üniversitenin stratejik hedeflerine katkı sunan, süreçleri iyileştiren, yenilikçi uygulamalar geliştiren ve kurumsal dönüşümü destekleyen profesyoneller olarak değerlendirilmesini esas almaktadır.

Program kapsamında, göreve girişten üst düzey yöneticiliğe kadar uzanan kariyer sürecinin açık, anlaşılır, ölçülebilir ve öngörülebilir esaslara bağlanması hedeflenmektedir. Kariyer gelişiminin yalnızca görevde yükselme veya unvan değişikliğiyle sınırlı olmadığı; uzmanlaşma, yeni yetkinlikler kazanma, farklı görev alanlarında deneyim edinme, proje sorumluluğu üstlenme, uluslararası hareketlilik programlarına katılma ve kurumsal liderlik kapasitesini geliştirme gibi çok boyutlu bir süreç olduğu kabul edilmektedir.

Program aynı zamanda Türkiye ve Japonya’nın yükseköğretim yönetimi alanındaki deneyimlerini bir araya getiren özgün bir insan kaynakları modeli oluşturmayı amaçlamaktadır. Japon üniversitelerinde uygulanan hizmet kalitesi, süreç disiplini, kurumsal aidiyet, sürekli iyileştirme ve ekip çalışması yaklaşımlarının; Türkiye’deki kamu üniversitesi yönetim sistemi, mevzuat yapısı ve kurumsal tecrübeyle uyumlu biçimde değerlendirilmesi öngörülmektedir. Böylece TJU’nun, ulusal mevzuata uygun olmakla birlikte uluslararası yükseköğretim yönetimi standartlarını da benimseyen modern ve dinamik bir idari kariyer sistemi oluşturması hedeflenmektedir.

İdari Kariyer Olanakları Programının temel hedeflerinden biri, üniversitenin ihtiyaç duyduğu nitelikli idari insan kaynağının kuruma kazandırılması, geliştirilmesi ve uzun vadede kurum bünyesinde tutulmasıdır. TJU’nun büyüme ve kurumsallaşma sürecinde araştırma yönetimi, uluslararası ilişkiler, öğrenci hizmetleri, kalite güvencesi, proje geliştirme, dijital dönüşüm, insan kaynakları, teknoloji transferi, mali yönetim ve benzeri uzmanlık alanlarında nitelikli personele ihtiyaç duyulacaktır. Program, bu alanlarda görev yapacak personelin sistemli bir biçimde yetiştirilmesini ve kariyer sürekliliğinin sağlanmasını amaçlamaktadır.

Bir diğer temel hedef, idari personelin kariyer gelişimine ilişkin şeffaf, adil ve öngörülebilir mekanizmalar oluşturmaktır. Görevde yükselme, uzmanlaşma, yönetici pozisyonlarına hazırlanma, proje sorumluluğu üstlenme ve kurumsal temsil görevlerinde bulunma gibi kariyer fırsatlarının hangi ölçütlere göre sunulacağı açık biçimde tanımlanmalıdır. Böylece çalışanların kariyer beklentilerini gerçekçi biçimde planlayabilmeleri ve mesleki gelişimleri için hangi alanlarda ilerleme göstermeleri gerektiğini bilmeleri sağlanacaktır.

Program, üniversite yönetiminde uzmanlaşmayı teşvik etmeyi de hedeflemektedir. Yükseköğretim kurumlarının yönetimi; mevzuat bilgisi, finansal yönetim, öğrenci hizmetleri, araştırma fonları, uluslararası iş birlikleri, kalite güvencesi, veri analizi, dijital sistemler ve stratejik planlama gibi farklı alanlarda uzmanlık gerektirmektedir. Bu nedenle idari personelin belirli görev alanlarında derinleşmesi, uzmanlık bilgisini güncel tutması ve kurumsal hafızanın güçlendirilmesine katkı sağlaması önem taşımaktadır.

Uluslararası yükseköğretim yönetimi uygulamalarının üniversite bünyesinde yaygınlaştırılması da programın öncelikli hedefleri arasındadır. TJU idari personelinin farklı ülkelerdeki üniversite yönetim modellerini tanıması, uluslararası ağlara katılması, yabancı üniversitelerdeki iyi uygulamaları incelemesi ve yabancı paydaşlarla etkin iletişim kurabilmesi desteklenecektir. Özellikle Türkiye–Japonya akademik ve idari iş birliği faaliyetlerini yürütecek personelin dil, kültürlerarası iletişim, uluslararası protokol ve proje yönetimi konularında geliştirilmesi hedeflenmektedir.

Programın nihai hedefi, kurumsal verimliliğin ve sunulan hizmetlerin kalitesinin artırılmasıdır. Personelin mesleki yetkinliğinin geliştirilmesi, süreçlerin daha hızlı, doğru, şeffaf ve kullanıcı odaklı yürütülmesine katkı sağlayacaktır. Öğrenciler, akademik personel, araştırmacılar, uluslararası paydaşlar ve diğer hizmet alanlar açısından güvenilir ve erişilebilir bir idari yapı kurulması, üniversitenin genel kurumsal performansını ve itibarını güçlendirecektir.

TJU idari kariyer sistemi öncelikle liyakat ilkesine dayanacaktır. Personelin işe alınması, görevlendirilmesi, uzmanlaşması, görevde yükselmesi ve yöneticilik pozisyonlarına hazırlanması süreçlerinde objektif, ölçülebilir ve görevin gerektirdiği niteliklerle doğrudan ilişkili kriterlerin kullanılması esas olacaktır. Eğitim düzeyi, mesleki deneyim, görev performansı, yetkinlik düzeyi, yabancı dil bilgisi, proje deneyimi, kurumsal katkı ve liderlik kapasitesi gibi unsurlar birlikte değerlendirilecektir. Kariyer kararlarında kişisel veya sübjektif değerlendirmelerin etkisini azaltacak şeffaf mekanizmaların oluşturulması hedeflenecektir.

Sürekli öğrenme ilkesi, programın temel unsurlarından birini oluşturacaktır. Yükseköğretim yönetimi, mevzuat, teknoloji, veri yönetimi, uluslararasılaşma ve hizmet sunum yöntemleri sürekli değişmektedir. Bu nedenle idari personelin bilgi ve becerilerinin yalnızca göreve başlama aşamasında yeterli görülmemesi; görev süresi boyunca eğitim, sertifikasyon, işbaşı öğrenme, mentorluk ve hareketlilik programlarıyla geliştirilmesi öngörülmektedir. Personelin mesleki gelişim faaliyetlerine katılması teşvik edilecek ve elde ettiği yeni yetkinliklerin görev süreçlerine aktarılması beklenecektir.

Performans odaklılık ilkesi kapsamında, kariyer gelişiminde yalnızca kıdem veya görev süresinin değil, personelin kuruma sağladığı somut katkının da dikkate alınması amaçlanmaktadır. Görevlerin zamanında ve nitelikli biçimde yerine getirilmesi, belirlenen hedeflere ulaşılması, hizmet alanların memnuniyetinin artırılması, süreç iyileştirme çalışmalarına katkı sağlanması ve kurumsal projelerde sorumluluk üstlenilmesi performans değerlendirmesinin temel unsurlarını oluşturacaktır. Bununla birlikte performans sisteminin cezalandırıcı değil, gelişimi destekleyici ve geri bildirim esaslı bir yapıda uygulanması gözetilecektir.

Uluslararasılaşma ilkesi doğrultusunda, uluslararası yükseköğretim yönetimi deneyimi, yabancı dil yeterliliği ve kültürlerarası çalışma becerisi önemli kariyer yetkinlikleri olarak değerlendirilecektir. İdari personelin uluslararası toplantılara, değişim programlarına, eğitimlere ve ortak projelere katılımı desteklenecek; özellikle İngilizce ve Japonca dil yeterliliğinin geliştirilmesine yönelik fırsatlar sunulacaktır. Uluslararasılaşma yalnızca uluslararası ilişkiler biriminin sorumluluğu olarak görülmeyecek; öğrenci işleri, araştırma yönetimi, insan kaynakları, mali işler, kalite güvencesi ve teknoloji transferi gibi tüm idari birimlerin görev alanlarına entegre edilecektir.

Kurumsal bağlılık ilkesi kapsamında, çalışanların TJU’nun misyonunu, değerlerini ve stratejik hedeflerini benimsemeleri desteklenecektir. Personelin kurum içinde uzun vadeli kariyer planı oluşturabilmesi, sahip olduğu bilgi ve deneyimi kuruma aktarabilmesi ve kurumsal hafızanın güçlenmesine katkıda bulunabilmesi için uygun çalışma ve gelişim ortamı oluşturulacaktır. Başarılı personelin tanınması, çalışan görüşlerinin karar süreçlerine yansıtılması, kurum içi iletişimin güçlendirilmesi ve çalışanların mesleki hedeflerine yönelik destek sağlanması, kurumsal aidiyetin geliştirilmesinde temel araçlar olarak kullanılacaktır.

Kariyer sisteminde eşitlik, kapsayıcılık ve fırsatlara adil erişim de gözetilecektir. Eğitim, hareketlilik, proje görevlendirmesi ve yöneticilik gelişimi gibi olanakların personele açık kriterler çerçevesinde sunulması sağlanacaktır. Farklı birimlerde görev yapan personelin gelişim fırsatlarına dengeli biçimde erişebilmesi ve yetenekli çalışanların görev yaptıkları birimden bağımsız olarak görünür hale gelmesi amaçlanacaktır.

TJU’da idari personel için oluşturulacak kariyer yapısı, göreve başlangıçtan üst düzey yöneticiliğe kadar uzanan ve hem dikey hem de yatay ilerlemeye imkan sağlayan bir model olarak tasarlanacaktır. Kariyer basamaklarının uygulanmasında kamu personel mevzuatı, üniversitenin kadro yapısı, görevde yükselme esasları ve ilgili diğer düzenlemeler dikkate alınacaktır. Bununla birlikte mevcut kadro ve unvan yapısından bağımsız olarak uzmanlık, yetkinlik ve sorumluluk seviyelerini tanımlayan kurumsal kariyer seviyeleri oluşturulabilecektir.

Uzman yardımcısı veya başlangıç seviyesi, üniversitede göreve yeni başlayan ya da belirli bir uzmanlık alanında yetiştirilmek üzere istihdam edilen personeli kapsayacaktır. Bu aşamada personelin üniversitenin kurumsal yapısını, görev alanını, ilgili mevzuatı, iş süreçlerini ve bilgi sistemlerini öğrenmesi beklenmektedir. Başlangıç seviyesindeki personele deneyimli çalışanlar arasından bir rehber veya mentor atanabilecek; belirli sürelerle farklı birimlerde gözlem veya rotasyon imkanı sunulabilecektir.

Uzman seviyesi, belirli bir görev alanında bağımsız olarak çalışabilecek bilgi, deneyim ve yetkinliği kazanmış personeli ifade edecektir. Uzman seviyesindeki personelin rutin görevleri yerine getirmenin yanında sorun çözme, raporlama, veri analizi, paydaşlarla iletişim kurma ve süreç geliştirme çalışmalarına katkı sunması beklenecektir. Bu seviyeye geçişte görev performansı, mesleki eğitimler, sertifikalar, proje deneyimi ve uzmanlık alanındaki bilgi düzeyi dikkate alınabilecektir.

Kıdemli uzman seviyesi, ileri düzey uzmanlık bilgisine sahip, karmaşık süreçleri yönetebilen, kurum içi danışmanlık sağlayabilen ve önemli proje veya çalışma gruplarında sorumluluk üstlenebilen personeli kapsayacaktır. Kıdemli uzmanların yeni personele rehberlik etmesi, birim içi eğitimlere katkı sağlaması, süreç risklerini analiz etmesi ve ulusal veya uluslararası düzeyde kurumu temsil edebilmesi beklenmektedir. Bu seviye, yönetici olmak istemeyen ancak uzmanlık alanında ilerlemeyi hedefleyen personel için de güçlü bir kariyer yolu oluşturacaktır.

Birim koordinatörü seviyesi, belirli bir hizmet, proje veya iş sürecinin koordinasyonundan sorumlu personeli ifade edecektir. Koordinatörler, farklı birimler arasındaki iş birliğini sağlamak, faaliyet planlarını hazırlamak, uygulamaları izlemek ve sonuçları raporlamakla görevlendirilebilecektir. Bu pozisyonlar, çalışanların doğrudan yöneticilik görevine geçmeden önce koordinasyon, iletişim ve liderlik becerilerini geliştirmelerine imkan sağlayacaktır.

Şube müdürü veya birim müdürü düzeyinde görev yapacak personel, kendisine bağlı çalışanların yönetimi, iş dağılımı, performans takibi, kaynak kullanımı, süreçlerin mevzuata uygunluğu ve birim hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumlu olacaktır. Bu seviyedeki yöneticilerin yalnızca teknik bilgiye değil; ekip yönetimi, çatışma çözümü, stratejik düşünme, bütçe yönetimi ve kurumsal iletişim gibi yönetsel yetkinliklere de sahip olması beklenecektir.

Daire başkanı düzeyi, üniversitenin geniş kapsamlı idari hizmet alanlarının kurumsal düzeyde yönetilmesini içerecektir. Daire başkanları, sorumlu oldukları alanlarda politika geliştirme, yıllık hedefleri belirleme, kaynakları planlama, üst yönetime raporlama, birimler arasında koordinasyon sağlama ve hizmet kalitesini geliştirme sorumluluğunu üstlenecektir. Bu pozisyonlara hazırlanacak personelin yöneticilik deneyiminin yanı sıra stratejik planlama, risk yönetimi, mevzuat, finans ve kurumsal yönetişim alanlarında yeterlilik göstermesi beklenecektir.

Genel sekreter, genel sekreter yardımcısı ve benzeri üst düzey yönetici pozisyonları ise üniversitenin idari sisteminin bütüncül biçimde yönetilmesini kapsayacaktır. Üst düzey yöneticilerin üniversitenin akademik ve idari birimleri arasındaki koordinasyonu sağlaması, stratejik kararların uygulanmasını takip etmesi, kurumsal kaynakların etkili kullanımını gözetmesi ve üniversite yönetiminin ulusal ve uluslararası standartlara uygun biçimde yürütülmesine liderlik etmesi beklenecektir.

Kariyer sistemi yalnızca dikey yükselmeye dayalı olmayacaktır. Personelin farklı birimlerde görev alması, yeni bir uzmanlık alanına yönelmesi, geçici proje ekiplerinde çalışması veya uluslararası görevler üstlenmesi yoluyla yatay kariyer gelişimi de desteklenecektir. Böylece çalışanların farklı yetkinlikler kazanması, üniversitenin çeşitli iş süreçlerini tanıması ve kurum içindeki hareketlilik imkanlarından yararlanması sağlanacaktır.

Kurumsal Oryantasyon Programı, üniversitede göreve yeni başlayan tüm idari personelin TJU’nun yapısını, misyonunu, vizyonunu, kurumsal değerlerini ve çalışma kültürünü tanımasını sağlayacaktır. Program kapsamında üniversitenin Türkiye–Japonya iş birliğine dayalı kuruluş modeli, akademik ve idari yapılanması, stratejik öncelikleri, araştırma ve eğitim hedefleri ile uluslararasılaşma yaklaşımı hakkında kapsamlı bilgi verilecektir.

Oryantasyon sürecinde personelin görev yapacağı birimin sorumlulukları, birimler arası iş akışları, karar alma mekanizmaları, yazışma ve raporlama kuralları, etik ilkeler, bilgi güvenliği, kişisel verilerin korunması, iş sağlığı ve güvenliği, kalite yönetimi ve kurumsal iletişim esasları ele alınacaktır. Ayrıca üniversitenin kullandığı bilgi sistemleri ve dijital hizmet platformları uygulamalı olarak tanıtılacaktır.

Oryantasyon yalnızca kısa süreli bir bilgilendirme faaliyeti olarak değerlendirilmeyecek; görevin ilk aylarını kapsayan yapılandırılmış bir uyum süreci biçiminde uygulanacaktır. Yeni personele mentor atanması, belirli aralıklarla gelişim görüşmeleri gerçekleştirilmesi ve oryantasyon sonunda personelin deneyimlerini değerlendiren geri bildirim mekanizmalarının kurulması öngörülmektedir.

İdari Yetkinlik Geliştirme Programı, tüm personelin görev alanından bağımsız olarak sahip olması gereken ortak mesleki ve davranışsal yetkinlikleri geliştirmeyi amaçlayacaktır. Program kapsamında yazılı ve sözlü iletişim, resmi yazışma teknikleri, raporlama, sunum hazırlama, problem çözme, analitik düşünme, takım çalışması, zaman yönetimi, toplantı yönetimi, müzakere ve hizmet odaklılık gibi konular ele alınacaktır.

Problem çözme ve süreç yönetimi eğitimlerinde personelin karşılaştığı sorunları yalnızca günlük çözümlerle gidermek yerine, sorunların temel nedenlerini belirlemesi ve kalıcı iyileştirme önerileri geliştirmesi hedeflenecektir. Takım çalışması eğitimleri ise farklı akademik ve idari birimler arasında iş birliği kültürünün güçlendirilmesine odaklanacaktır.

Proje yönetimi eğitimleri kapsamında proje planlama, görev dağılımı, zaman çizelgesi oluşturma, risk değerlendirmesi, bütçe takibi, performans göstergeleri ve sonuç raporlama konularında yetkinlik kazandırılacaktır. Böylece personelin hem üniversite içindeki kurumsal projelerde hem de ulusal ve uluslararası fonlarla yürütülen faaliyetlerde daha etkin sorumluluk üstlenmesi sağlanacaktır.

Dijital Yetkinlik Programı, TJU’nun dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda idari personelin teknoloji kullanım becerilerini geliştirmeyi amaçlayacaktır. Üniversite bilgi yönetim sistemleri, elektronik belge yönetimi, öğrenci bilgi sistemleri, araştırma yönetimi yazılımları, insan kaynakları sistemleri, mali yönetim araçları ve veri raporlama platformları programın temel eğitim alanları arasında yer alacaktır.

Programda veri okuryazarlığına özel önem verilecektir. Personelin veriyi doğru biçimde toplaması, doğrulaması, analiz etmesi, görselleştirmesi ve karar süreçlerinde kullanabilmesi hedeflenecektir. Görev alanına göre temel istatistik, performans göstergesi oluşturma, gösterge paneli kullanımı ve kurumsal raporlama eğitimleri düzenlenebilecektir.

Yapay zeka destekli iş süreçleri de programın önemli bileşenlerinden biri olacaktır. Üretken yapay zeka uygulamalarının yazışma, raporlama, veri sınıflandırma, süreç analizi ve hizmet tasarımında güvenli ve etik biçimde kullanılması konusunda eğitimler sunulacaktır. Bununla birlikte bilgi güvenliği, siber riskler, kişisel verilerin korunması ve yapay zeka kullanımında insan denetiminin önemi özellikle vurgulanacaktır.

Liderlik ve Yönetim Programı; koordinatörler, birim yöneticileri, yönetici yardımcıları ve gelecekte yöneticilik sorumluluğu üstlenme potansiyeli bulunan personel için tasarlanacaktır. Program, yöneticiliğin yalnızca görev dağılımı ve idari kontrol işlevinden ibaret olmadığı; çalışanları geliştirme, değişimi yönetme, kurumsal hedeflere yön verme ve güvene dayalı bir çalışma ortamı oluşturma sorumluluğunu da içerdiği anlayışına dayanacaktır.

Program kapsamında liderlik yaklaşımları, stratejik planlama, karar alma, insan kaynakları yönetimi, çalışan motivasyonu, performans görüşmeleri, çatışma çözümü, kriz yönetimi, bütçe ve kaynak yönetimi, risk yönetimi, değişim yönetimi ve kurumsal yönetişim konularında eğitim verilecektir. Yöneticilerin etik liderlik, hesap verebilirlik, şeffaflık ve kurumsal sorumluluk konularında örnek davranış göstermesi beklenecektir.

Yönetici adaylarının gerçek kurumsal sorunlar üzerinde çalışacağı vaka analizleri, simülasyonlar, proje uygulamaları ve mentorluk faaliyetleri düzenlenebilecektir. Başarılı üst düzey yöneticiler, akademik liderler ve Türkiye ile Japonya’daki üniversite yöneticileri programa konuşmacı veya mentor olarak davet edilebilecektir.

Türkiye–Japonya İdari Değişim Programı, TJU’nun iki ülke arasındaki özgün iş birliği misyonunun idari personel düzeyinde de kurumsallaştırılmasını amaçlayacaktır. Program kapsamında TJU idari personelinin Japonya’daki ortak üniversiteleri ziyaret etmesi, ilgili birimlerin çalışmalarını yerinde incelemesi ve yükseköğretim yönetimindeki iyi uygulamalar hakkında deneyim kazanması sağlanacaktır.

Kısa süreli çalışma ziyaretleri, işbaşı gözlem programları, ortak eğitim faaliyetleri ve belirli süreçlere yönelik tematik inceleme ziyaretleri programın başlıca araçlarını oluşturacaktır. Öğrenci hizmetleri, uluslararası ilişkiler, araştırma yönetimi, kütüphane hizmetleri, kalite güvencesi, dijital kampüs uygulamaları, laboratuvar yönetimi, teknoloji transferi ve üniversite-sanayi iş birliği gibi alanlara öncelik verilebilecektir.

Hareketlilik programlarına katılan personelden, dönüşlerinde edindikleri deneyimleri ilgili birimlerle paylaşmaları ve uygulanabilir önerileri içeren bir değerlendirme raporu hazırlamaları beklenecektir. Böylece uluslararası ziyaretlerin bireysel deneyim düzeyinde kalmaması ve kurumsal öğrenmeye dönüştürülmesi sağlanacaktır.

İdari personelin üniversite yönetimi alanındaki uluslararası eğitimlere, sertifika programlarına, mesleki çalıştaylara ve konferanslara katılımı desteklenecektir. Özellikle araştırma yönetimi, uluslararası öğrenci hizmetleri, üniversite kalite sistemleri, proje finansmanı, teknoloji transferi, inovasyon yönetimi ve dijital dönüşüm alanlarındaki programlara öncelik verilebilecektir.

Uluslararası programlara katılım desteğinin belirlenmesinde faaliyetin personelin görev alanıyla ilişkisi, programın kurumsal önceliklere katkısı, organizasyonu düzenleyen kurumun niteliği ve elde edilecek kazanımların üniversite içinde yaygınlaştırılma potansiyeli dikkate alınacaktır. Desteklenen personelin eğitim sonrasında kurum içi sunum, kısa eğitim veya uygulama önerisi hazırlaması teşvik edilecektir.

TJU’nun uluslararası niteliği nedeniyle İngilizce ve Japonca dil yeterliliği idari personelin kariyer gelişiminde önemli bir unsur olacaktır. Üniversite bünyesinde genel dil eğitimlerinin yanı sıra yükseköğretim yönetimi, uluslararası yazışma, toplantı yönetimi, proje hazırlama ve mesleki terminolojiye yönelik özel amaçlı dil programları düzenlenebilecektir.

Dil gelişim programları özellikle Uluslararası İlişkiler, Öğrenci İşleri, Araştırma Hizmetleri, İnsan Kaynakları, Teknoloji Transfer Ofisi, Kurumsal İletişim ve üst yönetim destek birimlerinde görev yapan personel için teşvik edilecektir. Bununla birlikte uluslararası paydaşlarla temas eden tüm birimlerin kademeli olarak yabancı dil kapasitesinin geliştirilmesi hedeflenecektir.

Yabancı dil öğreniminin kariyer sistemiyle ilişkilendirilmesi, belirli uluslararası görevler veya hareketlilik programları için dil yeterlilik seviyelerinin tanımlanması ve personelin gelişimini belgeleyebileceği ölçme-değerlendirme mekanizmalarının kurulması öngörülmektedir.

TJU, idari personelin görev alanıyla ilgili ulusal ve uluslararası geçerliliğe sahip sertifikaları edinmesini destekleyebilecektir. Proje yönetimi, kalite yönetimi, insan kaynakları, finans yönetimi, satın alma, iç kontrol, bilgi güvenliği, veri analizi, uluslararası eğitim yönetimi, araştırma yönetimi ve teknoloji transferi gibi alanlardaki sertifika programlarına öncelik verilebilecektir.

Sertifikasyon desteği; eğitim ücretinin tamamının veya belirli bir bölümünün karşılanması, sınav ücretlerinin desteklenmesi, eğitim için izin verilmesi veya çevrim içi eğitim platformlarına kurumsal erişim sağlanması şeklinde uygulanabilecektir. Destek kararlarında programın niteliği, personelin görev tanımı, kurumsal ihtiyaçlar ve sertifikanın sürdürülebilir mesleki katkısı dikkate alınacaktır.

Personelin kısa süreli kurslara, mesleki eğitimlere, lisansüstü programlara ve sürekli eğitim faaliyetlerine katılması görev alanı ve kurumsal ihtiyaçlarla uyumlu olması koşuluyla desteklenebilecektir. Yıllık eğitim ihtiyaç analizleri yapılarak her birim için öncelikli gelişim alanları belirlenecek ve bu alanlara yönelik kurumsal eğitim takvimleri hazırlanacaktır.

Eğitim faaliyetlerinin yalnızca katılım sayısıyla değerlendirilmemesi; eğitimin görev performansına ve hizmet süreçlerine etkisinin de izlenmesi öngörülmektedir. Bu kapsamda eğitim öncesi ihtiyaç tespiti, eğitim sonrası değerlendirme ve öğrenilen bilgilerin iş süreçlerine aktarılmasını ölçen takip mekanizmaları oluşturulacaktır.

İdari personelin ulusal ve uluslararası toplantılara, üniversiteler arası değişim programlarına, mesleki ağlara, çalışma gruplarına ve iyi uygulama ziyaretlerine katılımı desteklenebilecektir. Hareketlilik faaliyetleri, personelin farklı kurumsal modelleri tanımasına, profesyonel iletişim ağları geliştirmesine ve kendi görev alanındaki yenilikleri izlemesine imkan sağlayacaktır.

Üniversite içinde de kısa süreli birim rotasyonları veya proje bazlı görevlendirmeler uygulanabilecektir. Bir personelin farklı bir birimde belirli süre görev alması, hem yeni yetkinlikler kazanmasını hem de birimler arası süreçlerin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. Bu uygulamalar, özellikle yönetici adayları ve kıdemli uzmanlar için kariyer gelişim aracı olarak kullanılabilecektir.

Kariyerinin başlangıcındaki personel ile yeni görev üstlenen yöneticiler için mentorluk sistemi oluşturulabilecektir. Deneyimli çalışanlar ve yöneticiler, belirli sürelerle mentor olarak görevlendirilerek personelin kurumsal uyumuna, mesleki gelişimine ve kariyer planlamasına destek sağlayabilecektir.

Personelin bireysel kariyer hedeflerini, gelişim ihtiyaçlarını ve olası kariyer yollarını değerlendirmek amacıyla kariyer danışmanlığı görüşmeleri yapılabilecektir. Bu görüşmelerde çalışanların güçlü yönleri, geliştirilmesi gereken yetkinlikleri, eğitim ihtiyaçları ve gelecekte üstlenebilecekleri görevler birlikte değerlendirilecektir.

TJU’da performans ve kariyer değerlendirmesi, personelin yalnızca geçmiş çalışmalarını ölçen bir kontrol mekanizması olarak değil, gelecekteki gelişimini yönlendiren bütüncül bir insan kaynakları aracı olarak tasarlanacaktır. Değerlendirme sistemi görev tanımları, yıllık hedefler, yetkinlikler, kurumsal katkılar ve mesleki gelişim faaliyetleri üzerinden yürütülecektir.

İş performansının değerlendirilmesinde görevlerin zamanında, doğru ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesi; belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesi; hizmet sürelerinin iyileştirilmesi; kaynakların etkin kullanılması ve hizmet alanların memnuniyeti gibi unsurlar dikkate alınabilecektir. Her birimin görev alanına uygun performans göstergeleri oluşturulacak ve personelin doğrudan kontrolü dışında kalan unsurların değerlendirmeyi olumsuz etkilememesine dikkat edilecektir.

Yetkinlik gelişimi değerlendirmesinde personelin eğitimlere katılımı, mesleki sertifikalar edinmesi, yeni bilgi sistemlerini kullanabilmesi, yabancı dil seviyesini geliştirmesi ve görev alanına ilişkin yeni beceriler kazanması dikkate alınacaktır. Ancak yalnızca eğitime katılmak yeterli görülmeyecek; edinilen yetkinliklerin görev süreçlerine ne ölçüde yansıtıldığı da değerlendirilecektir.

Kurumsal katkı kapsamında personelin süreç iyileştirme önerileri, proje ekiplerindeki rolü, çalışma gruplarına katılımı, kurum içi eğitimlere katkısı, yeni personele rehberlik etmesi ve üniversitenin ortak faaliyetlerinde üstlendiği sorumluluklar göz önünde bulundurulacaktır. Yenilikçi bir uygulama geliştiren veya önemli bir kurumsal sorunun çözümüne katkı sağlayan personelin bu katkısı performans değerlendirmesinde görünür hale getirilecektir.

Uluslararasılaşma katkısının değerlendirilmesinde İngilizce ve Japonca dil yeterliliği, uluslararası faaliyetlerin yürütülmesine katkı, yabancı üniversiteler ve paydaşlarla çalışma deneyimi, uluslararası öğrenci ve akademisyenlere sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve ortak projelerde üstlenilen görevler dikkate alınabilecektir.

Performans değerlendirmeleri belirli aralıklarla yapılacak geri bildirim görüşmeleriyle desteklenecektir. Yöneticiler, personelin güçlü yönlerini ve gelişim alanlarını açık, somut ve yapıcı bir biçimde paylaşacaktır. Değerlendirme sonucunda bireysel gelişim planları hazırlanabilecek; ihtiyaç duyulan eğitimler, mentorluk desteği, proje görevlendirmeleri ve olası kariyer adımları belirlenebilecektir.

Değerlendirme sisteminin güvenilirliği için ölçütlerin önceden duyurulması, benzer görevleri yürüten personel için tutarlı kriterlerin uygulanması ve çalışanların değerlendirme sonuçlarına ilişkin görüş bildirebileceği mekanizmaların oluşturulması önem taşıyacaktır. Sistem, yürürlükteki kamu personeli mevzuatı ve üniversitenin ilgili düzenlemeleriyle uyumlu olarak uygulanacaktır.

TJU’da başarılı idari personelin katkılarını görünür hale getirmek, iyi uygulamaları yaygınlaştırmak ve çalışan motivasyonunu güçlendirmek amacıyla yıllık başarı ve teşvik ödülleri verilebilecektir. Ödül sisteminin temel amacı çalışanlar arasında olumsuz rekabet oluşturmak değil, örnek çalışmaların tanınmasını ve kurumsal gelişime katkı sağlayan davranışların teşvik edilmesini sağlamaktır.

İdari Mükemmeliyet Ödülü, görevlerini yüksek kalite standartlarında yerine getiren, hizmet alanların memnuniyetine katkı sağlayan, sorumluluk bilinci ve çalışma disipliniyle öne çıkan personele verilebilecektir. Değerlendirmede sürdürülebilir başarı, güvenilirlik, iş birliği ve kurumsal değerlere uygunluk dikkate alınacaktır.

İdari Hizmetlerde Yenilikçilik Ödülü, idari süreçlerde yenilikçi yöntemler geliştiren, dijital dönüşüme katkı sağlayan, işlem sürelerini azaltan, maliyetleri düşüren veya hizmet kalitesini artıran personele ya da proje ekiplerine verilebilecektir. Ödüllendirilecek uygulamanın somut, ölçülebilir ve mümkün olduğunda diğer birimlerde de uygulanabilir olması beklenecektir.

Uluslararasılaşmaya Katkı Ödülü, üniversitenin uluslararası iş birliklerine, yabancı öğrenci ve akademisyen hizmetlerine, Türkiye–Japonya ilişkilerine veya uluslararası projelerine önemli katkı sağlayan personele verilebilecektir. Kültürlerarası iletişim, yabancı paydaşlarla etkili iş birliği ve uluslararası süreçlerin geliştirilmesi bu ödülün temel değerlendirme alanlarını oluşturacaktır.

Üstün Başarılı Genç İdari Personel Ödülü, kariyerinin başlangıç aşamasında bulunmasına rağmen yüksek performans gösteren, öğrenme isteği, yenilikçi yaklaşımı ve kurumsal katkısıyla öne çıkan genç personele verilebilecektir. Bu ödülün, yüksek potansiyelli çalışanların erken dönemde tanınmasına ve kariyer gelişimlerinin desteklenmesine katkı sağlaması amaçlanmaktadır.

İdari Personel Liderlik Ödülü, ekip yönetimi, çalışan gelişimi, stratejik düşünme, kriz yönetimi ve kurumsal dönüşüm konularında örnek liderlik sergileyen yöneticilere verilebilecektir. Bu ödül kapsamında yalnızca birimin sonuçları değil, yöneticinin çalışanlarına sağladığı gelişim ortamı ve iş birliği kültürüne katkısı da değerlendirilecektir.

Ödül adaylıklarının çalışanlar, birim yöneticileri veya değerlendirme komisyonları tarafından yapılabilmesi; seçim sürecinde açık kriterlerin kullanılması ve ödüllerin üniversite çapında düzenlenecek bir etkinlikle sunulması öngörülebilir. Başarılı uygulamaların kurumsal iletişim kanallarında paylaşılması, diğer birimlerin de bu deneyimlerden yararlanmasını sağlayacaktır.

TJU’nun büyüme ve kurumsallaşma stratejisi doğrultusunda, üniversitenin ihtiyaç duyduğu idari insan kaynağının orta ve uzun vadeli bir plan çerçevesinde geliştirilmesi gerekmektedir. İnsan Kaynakları Gelişim Planı, mevcut personel kapasitesinin analiz edilmesini, gelecekte ihtiyaç duyulacak görev ve yetkinliklerin belirlenmesini ve kritik pozisyonlar için sürdürülebilir bir yetenek havuzu oluşturulmasını kapsayacaktır.

Araştırma yönetimi, TJU’nun araştırma odaklı üniversite modeli bakımından öncelikli uzmanlık alanlarından biri olacaktır. Bu alanda görev yapacak personelin ulusal ve uluslararası araştırma fonları, proje başvuru ve yürütme süreçleri, araştırma etiği, bütçe yönetimi, bilimsel performans verileri ve araştırma altyapılarının yönetimi konularında uzmanlaşması sağlanacaktır.

Proje geliştirme ve fon yönetimi alanında, Avrupa Birliği programları, ulusal araştırma destekleri, Japonya merkezli fon kuruluşları ve uluslararası ortak proje mekanizmaları hakkında bilgi sahibi personel yetiştirilecektir. Bu personelin proje çağrılarının takibi, konsorsiyum geliştirme, bütçe hazırlama, sözleşme yönetimi ve mali raporlama süreçlerinde görev üstlenmesi hedeflenecektir.

Uluslararası ilişkiler alanında öğrenci ve personel hareketliliği, uluslararası anlaşmalar, ortak programlar, uluslararası öğrenci kabulü, yabancı akademisyen işlemleri ve uluslararası protokol konularında uzman kadrolar oluşturulacaktır. Türkiye–Japonya iş birliğinin özgün niteliği nedeniyle Japonya’daki yükseköğretim sistemi ve çalışma kültürü konusunda bilgi sahibi personele özel önem verilecektir.

Öğrenci hizmetleri alanında, öğrenci merkezli hizmet anlayışını benimseyen, dijital öğrenci sistemlerini kullanabilen, farklı kültürlerden gelen öğrencilerle iletişim kurabilen ve akademik süreçlere ilişkin mevzuata hakim personelin yetiştirilmesi hedeflenecektir. Öğrencilerin üniversiteye kabulünden mezuniyetine kadar tüm idari süreçlerin bütüncül ve erişilebilir biçimde yürütülmesi sağlanacaktır.

Kalite güvencesi alanında stratejik planlama, performans göstergeleri, iç değerlendirme, akreditasyon, süreç yönetimi, paydaş katılımı ve veri analizi konularında uzmanlaşmış personel oluşturulacaktır. Kalite güvencesinin yalnızca belirli dönemlerde belge hazırlama faaliyeti olarak değil, üniversitenin tüm birimlerine yayılan sürekli iyileştirme sistemi olarak işletilmesi amaçlanacaktır.

Dijital dönüşüm alanında bilgi sistemleri, veri analitiği, iş süreçlerinin otomasyonu, yapay zeka uygulamaları, siber güvenlik ve kullanıcı deneyimi konularında yetkin idari kadrolara ihtiyaç duyulacaktır. Dijital dönüşüm uzmanlarının teknik birimlerle idari birimler arasında köprü kurması ve teknolojinin kurumsal ihtiyaçlara uygun biçimde kullanılmasını sağlaması beklenmektedir.

İnsan kaynakları alanında işe alım, yetenek yönetimi, eğitim ve gelişim, performans yönetimi, kariyer planlama, çalışan bağlılığı ve iş gücü analitiği konularında uzmanlaşmış bir yapı oluşturulacaktır. İnsan kaynakları biriminin yalnızca özlük işlemlerini yürüten bir birim olmaktan çıkarak üniversitenin kurumsal kapasitesini geliştiren stratejik bir işlev üstlenmesi hedeflenecektir.

Teknoloji transferi ve girişimcilik alanında fikrî mülkiyet hakları, lisanslama, üniversite-sanayi iş birliği, girişimcilik programları, şirketleşme ve araştırma sonuçlarının ticarileştirilmesi konularında uzman personel yetiştirilecektir. Mali işler ve satın alma alanında ise kamu mali yönetimi, bütçe planlama, uluslararası proje harcamaları, stratejik satın alma, sözleşme yönetimi ve kaynak verimliliği konularında yetkinlik geliştirilecektir.

İnsan Kaynakları Gelişim Planı kapsamında kritik görevler için yedekleme ve halefiyet planlaması yapılması da önem taşımaktadır. Belirli görevlerdeki bilgi ve yetkinliğin yalnızca tek bir kişide toplanmasının önüne geçilecek; kurumsal bilginin belgelenmesi, ekip içinde paylaşılması ve gelecekte sorumluluk üstlenebilecek personelin önceden geliştirilmesi sağlanacaktır.

Programın koordineli, sürdürülebilir ve kurumsal bir yapıda uygulanabilmesi için uzun vadede Administrative Staff Development and Human Resources Office adıyla bir idari personel gelişim ve insan kaynakları biriminin kurulması önerilmektedir. Bu birim, personel özlük işlemlerinin ötesine geçen çağdaş bir insan kaynakları yönetimi yaklaşımıyla faaliyet gösterecektir.

Ofis, üniversitenin insan kaynağı ihtiyaçlarını analiz edecek, görev ve yetkinlik profillerini hazırlayacak, kariyer yollarını tanımlayacak ve yıllık personel gelişim planlarını oluşturacaktır. Kurumsal oryantasyon, mesleki eğitim, liderlik gelişimi, mentorluk, yabancı dil eğitimi, sertifikasyon desteği ve uluslararası hareketlilik faaliyetlerinin koordinasyonu bu birimin temel görevleri arasında yer alacaktır.

Performans yönetimi sürecinin tasarlanması, değerlendirme ölçütlerinin geliştirilmesi, yöneticilere geri bildirim eğitimi verilmesi ve değerlendirme sonuçlarına dayalı bireysel gelişim planlarının hazırlanması da ofisin sorumluluk alanında olacaktır. Ofis, çalışan memnuniyeti ve kurumsal bağlılık araştırmaları düzenleyerek elde edilen sonuçları üst yönetime raporlayacak ve gerekli iyileştirme önerilerini geliştirecektir.

Liderlik programları kapsamında yüksek potansiyelli personelin belirlenmesi, yönetici aday havuzunun oluşturulması ve gelecekte kritik görevleri üstlenebilecek çalışanların gelişiminin desteklenmesi sağlanacaktır. Bu süreçte liyakat, şeffaflık ve fırsat eşitliği ilkeleri esas alınacaktır.

Uluslararası hareketlilik faaliyetlerinde ise Japonya’daki ortak üniversiteler ve diğer uluslararası kurumlarla iş birliği yapılacak; personelin uygun programlara katılımı, hareketlilik öncesi hazırlığı, hareketlilik sonrası raporlaması ve edinilen deneyimlerin kuruma aktarılması koordine edilecektir.

Ofis, faaliyetlerinin etkinliğini ölçmek amacıyla eğitimlere katılım oranı, edinilen sertifika sayısı, yabancı dil seviyesindeki gelişim, kurum içi terfi ve görevlendirme oranı, çalışan bağlılığı, personel devir oranı, süreç iyileştirme önerileri ve uluslararası hareketlilik faaliyetleri gibi göstergeleri izleyebilecektir. Sonuçlar yıllık İdari Personel Gelişim Raporu ile üniversite yönetimine sunulacaktır.

İdari Personel Kariyer Fırsatları Programı, üniversitenin stratejik planı ve insan kaynakları politikalarıyla bütünleşik biçimde uygulanacaktır. Programın uygulanmasında Genel Sekreterlik, ilgili idari birimler, insan kaynaklarından sorumlu birim, kalite koordinasyon yapısı ve üst yönetim arasında açık bir görev paylaşımı oluşturulacaktır.

Her yıl üniversitenin kurumsal hedefleri ve birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda İdari Personel Eğitim ve Gelişim Planı hazırlanacaktır. Bu planda düzenlenecek eğitimler, hedef gruplar, hareketlilik programları, sertifikasyon destekleri, liderlik faaliyetleri, bütçe ihtiyaçları ve performans göstergeleri yer alacaktır. Birim yöneticileri, personelin gelişim ihtiyaçlarını belirleyerek kurumsal planlama sürecine katkı sağlayacaktır.

Programın izlenmesinde yalnızca gerçekleştirilen faaliyet sayıları değil, faaliyetlerin kurumsal sonuçları dikkate alınacaktır. Eğitimlerin iş süreçlerine etkisi, hizmet kalitesindeki değişim, çalışan memnuniyeti, süreçlerin tamamlanma süresi, dijitalleşme düzeyi, uluslararası kapasite ve personelin kariyer ilerlemesi gibi sonuç göstergeleri takip edilecektir.

Program belirli aralıklarla gözden geçirilerek çalışanlardan, yöneticilerden, akademik birimlerden ve hizmet alan paydaşlardan alınan geri bildirimler doğrultusunda güncellenecektir. Türkiye ve Japonya’daki yükseköğretim yönetimi alanındaki yeni uygulamalar izlenecek ve TJU’nun ihtiyaçlarına uygun modeller programa dahil edilecektir.

Programın tüm uygulamaları, yürürlükteki mevzuat, kamu personeli rejimi, görevde yükselme ve unvan değişikliği düzenlemeleri, bütçe imkanları ve üniversitenin yetkili kurullarının kararları çerçevesinde yürütülecektir. Kurumsal kariyer ve gelişim mekanizmaları, mevzuatla belirlenen kadro ve atama süreçlerini tamamlayıcı nitelikte uygulanacaktır.

TJU’nun güçlü ve sürdürülebilir bir üniversite yapısına kavuşması, akademik kapasitesinin yanında profesyonel, uzmanlaşmış ve uluslararası standartlarda çalışan bir idari sistem oluşturmasına bağlıdır. Administrative Career Opportunities Programı, idari personeli yalnızca mevcut görevleri yürüten bir destek unsuru olarak değil, üniversitenin stratejik gelişimine doğrudan katkı sağlayan temel kurumsal aktörlerden biri olarak konumlandırmaktadır.

Program kapsamında oluşturulacak şeffaf kariyer yolları, yetkinlik temelli gelişim programları, performans ve geri bildirim mekanizmaları, mentorluk uygulamaları, liderlik programları ve sertifikasyon destekleri, çalışanların mesleki kapasitelerini sürekli geliştirmelerine imkan sağlayacaktır. Dikey görevde yükselme olanaklarının yanı sıra uzmanlık, proje sorumluluğu, kurum içi hareketlilik ve uluslararası deneyim gibi alternatif kariyer yollarının geliştirilmesi, daha esnek ve kapsayıcı bir kariyer sistemi oluşturacaktır.

Japon üniversiteleriyle gerçekleştirilecek idari personel değişim programları, iyi uygulama ziyaretleri, ortak eğitim faaliyetleri ve İngilizce ile Japonca dil gelişim destekleri, TJU’nun idari kapasitesine özgün ve uluslararası bir nitelik kazandıracaktır. Bu faaliyetlerin kurumsal öğrenme süreçlerine dönüştürülmesi sayesinde farklı ülkelerde edinilen deneyimler üniversitenin yönetim modeline aktarılabilecektir.

Uzun vadede TJU’nun, idari personelin kariyer gelişimine en sistemli biçimde yatırım yapan, çalışanlarına ulusal ve uluslararası gelişim fırsatları sunan ve yüksek potansiyelli personelini kurum içinde geliştiren öncü üniversitelerden biri olması hedeflenmektedir. Böylece araştırma, eğitim, inovasyon ve uluslararasılaşma hedeflerini destekleyen; hizmet kalitesi yüksek, hesap verebilir, çevik, dijital ve insan odaklı bir idari yapı oluşturulabilecektir.