Bu dokümanın amacı, Türk–Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi'nde öğrenim gören uluslararası öğrencilerin akademik, sosyal ve kültürel uyumlarını desteklemek üzere kurulacak uluslararası öğrenci toplulukları ve birliklerinin kuruluş, yönetim, temsil, faaliyet, finansman, danışmanlık ve değerlendirme süreçlerine ilişkin temel çerçeveyi belirlemektir. Bu yapılar, farklı ülkelerden gelen öğrencilerin üniversite yaşamına etkin biçimde katılmalarını, kendi kültürel kimliklerini paylaşmalarını, Türkiye ve Japonya kültürlerini daha yakından tanımalarını ve farklı öğrenci grupları arasında kalıcı iletişim ağları oluşturmalarını sağlayacaktır.

Uluslararası öğrenci toplulukları ve birlikleri yalnızca kültürel etkinlik düzenleyen sosyal yapılar olarak değerlendirilmemelidir. Bu yapılar aynı zamanda uluslararası öğrencilerin akademik sisteme, kampüs yaşamına ve günlük hayata uyumlarını kolaylaştıran; öğrencilerin karşılaştıkları ortak sorunları üniversitenin ilgili birimlerine düzenli ve yapıcı biçimde iletebilen; kültürlerarası iletişimi ve öğrenci dayanışmasını geliştiren kurumsal katılım mekanizmaları olarak yapılandırılmalıdır.

Bu çerçeve, üniversitenin bütün uluslararası öğrencilerini temsil edecek genel öğrenci birliğini, ülke veya bölge temelli öğrenci topluluklarını, kültürlerarası iletişim gruplarını, uluslararası öğrenci mentorluk programlarını ve Türkiye–Japonya öğrenci iş birliğini destekleyen yapıları kapsamaktadır. Topluluk ve birliklerin faaliyetleri; Uluslararası İlişkiler Ofisi, Öğrenci Koordinasyon Ofisi, Sağlık, Kültür ve Spor birimi, Yabancı Diller Yüksekokulu, akademik birimler ve psikolojik danışmanlık hizmetleriyle koordinasyon içinde yürütülecektir.

TJU’nun uluslararası öğrenci toplulukları sistemi; kapsayıcılık, gönüllülük, eşit temsil, kültürlerarası saygı, öğrenci katılımı, şeffaflık, dayanışma ve kurumsal sorumluluk ilkeleri üzerine kurulacaktır. Üniversitede öğrenim gören bütün öğrencilerin, milliyetlerine veya kültürel kökenlerine bakılmaksızın uluslararası öğrenci topluluklarının faaliyetlerine katılabilmeleri sağlanacaktır.

Ülke veya bölge temelli öğrenci topluluklarının kendi kültürlerini ve geleneklerini tanıtmaları desteklenecek; ancak bu toplulukların kapalı, dışlayıcı veya yalnızca belirli bir milliyetten öğrencilerin katılımına açık yapılar haline gelmemesi esas olacaktır. Kültürel kimliklerin korunması ve tanıtılması ile üniversite genelinde bütünleşmenin sağlanması arasında dengeli bir yaklaşım benimsenecektir.

Uluslararası öğrencilerin üniversiteye uyumu, kendi kültürel çevreleri içinde kalmaları yoluyla değil, Türk, Japon ve diğer ülkelerden öğrencilerle düzenli etkileşim kurmaları yoluyla desteklenecektir. Bu nedenle toplulukların faaliyet planlarında kültürlerarası katılımı artıran ortak etkinliklere, sosyal sorumluluk projelerine, bilimsel çalışmalara ve öğrenci mentorluk faaliyetlerine yer vermeleri teşvik edilecektir.

Uluslararası öğrenci toplulukları ile uluslararası öğrenci birliği, amaç ve temsil düzeyi bakımından birbirinden ayrılacaktır. Topluluklar belirli bir ülke, bölge, dil, kültür veya faaliyet alanı etrafında kurulabilecek öğrenci oluşumlarıdır. Bu yapılar kültürel tanıtım, sosyal dayanışma, akademik destek ve ortak etkinlikler düzenleyebilecektir.

Uluslararası Öğrenci Birliği ise üniversitedeki bütün uluslararası öğrencileri kapsayan ve farklı öğrenci toplulukları arasında koordinasyon sağlayan üst temsil yapısı olarak faaliyet gösterecektir. Birlik; uluslararası öğrencilerin ortak ihtiyaçlarını, önerilerini ve karşılaştıkları sorunları üniversitenin ilgili birimlerine iletecek, topluluklar arasında iş birliğini geliştirecek ve üniversite genelindeki uluslararası öğrenci faaliyetlerinin eşgüdümüne katkıda bulunacaktır.

Öğrenci birliği, üniversitenin resmî yönetim veya karar organlarının yerine geçmeyecek; uluslararası öğrencilerin görüşlerinin düzenli ve kurumsal bir mekanizma üzerinden alınmasını sağlayan danışma ve temsil platformu olarak görev yapacaktır. Birliğin diplomatik, siyasi veya konsüler bir temsil yetkisi bulunmayacak; bireysel hukuki ve idari işlemler üniversitenin yetkili birimleri ile ilgili kamu kurumları tarafından yürütülecektir.

Uluslararası Öğrenci Birliği, üniversitedeki bütün uluslararası öğrenci gruplarını dengeli biçimde temsil edecek şekilde yapılandırılacaktır. Birliğin Genel Kurulu, kayıtlı uluslararası öğrencilerden veya tanınmış uluslararası öğrenci topluluklarının seçilmiş temsilcilerinden oluşabilecektir. Öğrenci sayısının artmasına bağlı olarak doğrudan katılım veya temsilci esaslı katılım modellerinden biri uygulanabilecektir.

Birlik Yönetim Kurulu; başkan, başkan yardımcısı, genel sekreter, akademik uyum sorumlusu, sosyal ve kültürel faaliyetler sorumlusu, iletişim sorumlusu ve öğrenci destek sorumlusundan oluşabilecektir. Yönetim yapısında farklı ülke ve bölgelerin dengeli biçimde temsil edilmesine dikkat edilecek; tek bir ülke grubunun birlik yönetimi üzerinde sürekli hakimiyet kurmasını önleyecek seçim ve görev süresi kuralları uygulanacaktır.

Birlik Başkanı, uluslararası öğrencileri üniversite içindeki ilgili toplantı ve danışma süreçlerinde temsil edecek, Yönetim Kurulunun çalışmalarını koordine edecek ve birliğin yıllık faaliyet planının uygulanmasını sağlayacaktır. Başkanın bütün kararları tek başına alması mümkün olmayacak; temel kararların Yönetim Kurulu veya Genel Kurul tarafından alınması esas olacaktır.

Genel Sekreter, toplantıların gündem ve tutanaklarını hazırlayacak, üye ve temsilci kayıtlarını tutacak ve birliğin resmî yazışmalarını yönetecektir. Akademik Uyum Sorumlusu öğrencilerin eğitim sistemi, ders kayıtları, akademik danışmanlık ve öğrenme süreçleriyle ilgili ortak ihtiyaçlarını belirleyecektir. Öğrenci Destek Sorumlusu ise barınma, sağlık hizmetleri, kampüs yaşamı ve günlük hayata uyum gibi alanlarda öğrencilerden gelen genel nitelikteki geri bildirimleri ilgili üniversite birimlerine iletecektir.

Üniversitede yeterli öğrenci sayısına ve sürdürülebilir faaliyet kapasitesine ulaşılması durumunda ülke veya bölge temelli öğrenci toplulukları kurulabilecektir. Orta Asya Öğrencileri Topluluğu, Balkan Öğrencileri Topluluğu, Orta Doğu ve Kuzey Afrika Öğrencileri Topluluğu, Afrika Öğrencileri Topluluğu, Güney ve Güneydoğu Asya Öğrencileri Topluluğu gibi bölgesel yapılar oluşturulabilecektir.

Belirli bir ülkeden gelen öğrenci sayısının yeterli olması halinde ülke temelli toplulukların kurulmasına da izin verilebilecektir. Bununla birlikte çok düşük öğrenci sayısına sahip her ülke için ayrı bir topluluk kurulması yerine, benzer coğrafi veya kültürel bölgeleri kapsayan ortak toplulukların oluşturulması teşvik edilecektir. Böylece öğrenci faaliyetlerinin parçalanması ve kaynakların verimsiz kullanılması önlenecektir.

Ülke ve bölge temelli topluluklar, kendi kültürlerini tanıtan etkinlikler düzenleyebilecek, yeni gelen öğrencilere rehberlik edebilecek ve öğrencilerin üniversiteye uyum süreçlerine destek olabilecektir. Ancak bu toplulukların herhangi bir devletin, diplomatik temsilciliğin, siyasi hareketin veya dış kuruluşun üniversite içindeki resmî temsilcisi gibi hareket etmesine izin verilmeyecektir.

Toplulukların kültürel faaliyetlerinde tarihsel ve kültürel çeşitliliğe saygı gösterilecek; farklı toplumlar arasında ayrımcılık, düşmanlık veya gerilim yaratabilecek söylem ve uygulamalardan kaçınılacaktır. Üniversite, kültürel çeşitliliğin görünür olmasını desteklerken kampüs ortamında karşılıklı saygı ve akademik özgürlük ilkelerini koruyacaktır.

Yeni bir uluslararası öğrenci topluluğunun kurulması için üniversiteye yazılı başvuru yapılacaktır. Başvuruda topluluğun adı, amacı, hedef kitlesi, kurucu üyeleri, yönetim yapısı, akademik veya idari danışman adayı, öngörülen faaliyetleri ve yıllık çalışma planı belirtilecektir. Başvuruya topluluğun çalışma esasları veya tüzüğü eklenecektir.

Topluluk çalışma esaslarında üyelik koşulları, yönetim organları, seçim usulleri, görev süreleri, toplantı düzeni, karar alma süreçleri, mali işlemler, raporlama yükümlülükleri ve fesih koşulları açık biçimde düzenlenecektir. Toplulukların amaç ve faaliyetlerinin üniversitenin mevzuatı, etik ilkeleri ve uluslararası öğrenci politikasına uygun olması gerekecektir.

Kuruluş başvuruları, Öğrenci Toplulukları Koordinasyon Birimi ile Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından birlikte değerlendirilecektir. Aynı veya büyük ölçüde benzer amaçlara sahip toplulukların kurulması yerine mevcut yapılar içinde ortak çalışma grupları oluşturulması önerilebilecektir.

Yeni kurulan topluluklara başlangıçta geçici faaliyet statüsü verilebilecek; topluluğun belirli bir süre içindeki üye sayısı, etkinlik kapasitesi, kapsayıcılığı ve kurumsal uyumu değerlendirildikten sonra kalıcı tanınma kararı alınabilecektir.

Uluslararası öğrenci topluluklarına üyelik gönüllülük esasına dayanacaktır. TJU’ya kayıtlı uluslararası öğrenciler, Türk öğrenciler ve değişim programları kapsamında üniversitede bulunan öğrenciler topluluklara üye olabilecektir. Toplulukların amaçlarıyla uyumlu olması koşuluyla mezun öğrencilerin veya Japon ortak üniversitelerden öğrencilerin destekleyici üye statüsünde faaliyetlere katılması mümkün olabilecektir.

Üyelik süreçlerinde milliyet, etnik köken, dil, din, cinsiyet, akademik program veya benzeri özelliklere dayalı ayrımcılık yapılamayacaktır. Ülke temelli bir toplulukta dahi ilgili ülkenin vatandaşı olmayan öğrencilerin etkinliklere ve uygun koşullarda üyeliğe katılımı engellenmeyecektir.

Üyelerin toplantılara katılma, görüş bildirme, seçimlerde oy kullanma, yönetim görevlerine aday olma ve topluluğun faaliyetleri hakkında bilgi edinme hakları güvence altına alınacaktır. Üyelikten çıkarma işlemleri yalnızca çalışma esaslarında açıkça belirtilen nedenlere ve adil değerlendirme süreçlerine dayanacaktır.

Üyelik bilgileri kişisel verilerin korunması ilkelerine uygun olarak saklanacak ve öğrencilerin açık rızası olmadan dış kurumlarla paylaşılmayacaktır. Topluluklar öğrencilerin pasaport, ikamet belgesi, sağlık bilgisi veya benzeri hassas kişisel belgelerini toplamayacaktır.

Her uluslararası öğrenci topluluğu veya birliğine bir akademik ya da idari danışman atanacaktır. Danışman, topluluğun yönetimini doğrudan üstlenen kişi olarak değil, öğrencilerin üniversite prosedürlerine uygun faaliyet yürütmelerine rehberlik eden bir kurumsal destek noktası olarak görev yapacaktır.

Danışman; yıllık faaliyet planının hazırlanmasına, üniversite birimleriyle iletişimin kurulmasına, etkinliklerin akademik ve kültürel içeriğinin değerlendirilmesine ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümüne katkı sağlayacaktır. Öğrencilerin kendi kararlarını almaları ve faaliyetlerini yönetmeleri esas olacak; danışmanlık sistemi öğrenci inisiyatifini ortadan kaldırmayacaktır.

Uluslararası Öğrenci Birliği için Uluslararası İlişkiler Ofisinden bir idari danışman ve üniversitenin akademik kadrosundan bir akademik danışman birlikte görevlendirilebilecektir. Türkiye–Japonya ortak öğrenci faaliyetlerinde Japon akademisyenler veya ortak üniversitelerden temsilciler de danışma süreçlerine dahil edilebilecektir.

Uluslararası öğrenci toplulukları, üniversiteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin uyum sürecinde aktif rol üstlenecektir. Yeni öğrenciler için kampüs tanıtımları, öğrenci buluşmaları, akademik sistem bilgilendirmeleri, şehir yaşamına ilişkin rehberlik faaliyetleri ve kültürlerarası uyum programları düzenlenebilecektir.

Toplulukların öğrencilere vereceği bilgiler, üniversitenin resmî açıklamalarını tamamlayıcı nitelikte olacaktır. İkamet izni, vize, sigorta, kayıt ve diğer hukuki veya idari süreçler hakkında kesin yönlendirme yapma yetkisi yalnızca ilgili üniversite birimleri ve kamu kurumlarına ait olacaktır. Topluluklar bu konularda öğrencileri doğru resmî birimlere yönlendirecektir.

Yeni öğrencilere kampüs, ulaşım, sağlık hizmetleri, kütüphane, yemekhane, öğrenci bilgi sistemi, akademik takvim ve sosyal olanaklar hakkında uygulamalı bilgilendirme yapılabilecektir. Öğrencilerin ilk haftalarda karşılaşabilecekleri dil ve iletişim sorunlarının azaltılması için çok dilli rehberler ve dijital bilgilendirme materyalleri hazırlanabilecektir.

Uluslararası öğrencilerin üniversiteye uyumunu desteklemek amacıyla bir akran mentorluğu veya “buddy” programı oluşturulacaktır. Program kapsamında yeni gelen uluslararası öğrenciler, deneyimli TJU öğrencileriyle eşleştirilecektir. Eşleştirmelerde öğrencilerin akademik programları, dil becerileri, ilgi alanları ve kültürel tercihleri dikkate alınabilecektir.

Akran mentorları; yeni öğrencilere kampüsü tanıtacak, temel üniversite sistemlerini açıklayacak, akademik ve sosyal etkinliklere katılmalarını teşvik edecek ve gerektiğinde ilgili üniversite birimlerine ulaşmalarına yardımcı olacaktır. Mentorların hukuki, psikolojik veya sağlık alanında profesyonel danışmanlık vermesi beklenmeyecek; bu tür durumlarda öğrenciler yetkili uzman birimlere yönlendirilecektir.

Mentor olacak öğrenciler için kültürlerarası iletişim, gizlilik, sınırların korunması, kriz durumlarında yönlendirme ve üniversite hizmetleri hakkında temel eğitimler düzenlenecektir. Programın etkinliği öğrenci geri bildirimleriyle düzenli olarak değerlendirilecektir.

Türkiye’den öğrencilerin yanı sıra Japon öğrenciler ve daha önce Japonya’da eğitim veya staj deneyimi kazanmış öğrenciler de mentorluk programında görev alabilecektir. Bu model, Türkiye–Japonya arasındaki öğrenci etkileşiminin güçlendirilmesine katkı sağlayacaktır.

Uluslararası öğrenci toplulukları, öğrencilerin akademik sisteme uyumlarını destekleyen çalışmalar gerçekleştirebilecektir. Ders kayıt süreçleri, akademik takvim, danışmanlık sistemi, ölçme ve değerlendirme yöntemleri, akademik dürüstlük ve üniversitenin öğrenme kaynakları hakkında bilgilendirme etkinlikleri düzenlenebilecektir.

Üst sınıf öğrencileri tarafından çalışma grupları, ders destek toplantıları ve deneyim paylaşımı oturumları oluşturulabilecektir. Bu faaliyetlerin öğretim üyelerinin veya resmî akademik destek hizmetlerinin yerine geçmemesi, öğrenciler arasında dayanışmayı ve akran öğrenmesini desteklemesi esas olacaktır.

Uluslararası öğrencilerin akademik güçlükleri düzenli olarak izlenecek ve ortak sorunlar, kişisel bilgiler paylaşılmadan ilgili akademik birimlere iletilecektir. Dil yeterliliği, teknik terminoloji, akademik yazma veya sunum becerileri konusunda ihtiyaç belirlenmesi halinde Yabancı Diller Yüksekokulu ve Öğretme ve Öğrenme Merkeziyle ortak destek programları düzenlenebilecektir.

Akademik etik, intihal, kaynak gösterme ve araştırma dürüstlüğü konularında uluslararası öğrencilere yönelik özel bilgilendirme faaliyetleri gerçekleştirilecektir. Farklı eğitim sistemlerinden gelen öğrencilerin akademik beklentileri ve kuralları doğru biçimde anlamaları sağlanacaktır.

Uluslararası öğrenci toplulukları, üniversitenin kültürel çeşitliliğini görünür kılan ve öğrenciler arasında karşılıklı anlayışı geliştiren etkinlikler düzenleyebilecektir. Uluslararası kültür günü, ülke tanıtım programları, geleneksel sanat atölyeleri, müzik ve dans gösterileri, film günleri, edebiyat buluşmaları ve çok dilli konuşma kulüpleri bu kapsamda değerlendirilebilecektir.

Kültürel etkinliklerin yalnızca yemek, müzik ve geleneksel kıyafet sunumlarıyla sınırlı kalmaması; ülkelerin bilimsel, teknolojik, tarihsel ve toplumsal birikimlerini de tanıtması teşvik edilecektir. Üniversitenin bilim ve teknoloji odağı doğrultusunda farklı ülkelerin araştırma ekosistemlerini, teknoloji politikalarını ve yenilikçi uygulamalarını tanıtan etkinlikler düzenlenebilecektir.

Etkinliklerin hazırlanmasında ilgili kültüre ilişkin doğru ve saygılı temsil esas alınacaktır. Kültürleri basitleştiren, kalıplaştıran veya öğrencileri milliyetleri üzerinden temsil etmeye zorlayan yaklaşımlardan kaçınılacaktır. Öğrencilerin kendi kültürleri hakkında konuşma veya etkinliklere katılma konusunda baskı altında bırakılmaması sağlanacaktır.

Uluslararası kültür etkinlikleri, Türk ve Japon öğrencilerin aktif katılımıyla planlanacak ve üniversite genelinde ortak bir öğrenme ortamına dönüştürülecektir. Farklı toplulukların birlikte düzenlediği etkinliklere öncelik verilerek topluluklar arası etkileşim artırılacaktır.

TJU’nun ikili kuruluş misyonu doğrultusunda Türkiye–Japonya öğrenci iş birliği, uluslararası öğrenci topluluklarının temel çalışma alanlarından biri olacaktır. Türk ve Japon öğrencileri bir araya getiren ortak kültür, bilim, teknoloji ve sosyal sorumluluk faaliyetleri düzenlenecektir.

Türkiye–Japonya Öğrenci Topluluğu veya Dostluk Birliği, iki ülkenin öğrencileri arasında düzenli iletişim ve ortak çalışma ortamı oluşturabilecektir. Bu yapı; dil değişim programları, kültürel tanıtım faaliyetleri, ortak bilimsel projeler, girişimcilik etkinlikleri, sosyal sorumluluk çalışmaları ve Japonya’ya gidecek öğrencilere yönelik hazırlık programları düzenleyebilecektir.

Japon ortak üniversitelerindeki öğrenci topluluklarıyla kardeş topluluk ilişkileri kurulması teşvik edilecektir. Çevrim içi öğrenci buluşmaları, ortak seminerler, bilim ve teknoloji proje takımları, yaz programları ve karşılıklı ziyaretler yoluyla ilişkilerin sürekliliği sağlanacaktır.

Her yıl düzenlenebilecek Türkiye–Japonya Uluslararası Öğrenci Forumu, öğrencilerin bilim, teknoloji, sürdürülebilirlik, kültürlerarası iletişim ve toplumsal sorunlar üzerine geliştirdikleri projeleri paylaşabilecekleri bir platform olarak tasarlanabilecektir. Forumun sonuçları raporlanarak üniversitenin öğrenci politikalarına katkı sağlaması mümkün olacaktır.

Uluslararası Öğrenci Birliği, uluslararası öğrencilerin görüşlerinin üniversitenin ilgili danışma ve değerlendirme süreçlerine katılmasını sağlayacaktır. Birlik temsilcileri, gerekli görülmesi halinde öğrenci hizmetleri, kampüs yaşamı, uluslararasılaşma, oryantasyon ve öğrenci memnuniyeti konularında düzenlenen toplantılara davet edilebilecektir.

Birliğin temsil görevi, bireysel öğrenciler adına hukuki veya idari karar alma yetkisi vermeyecektir. Birlik, ortak nitelikteki sorunları ve önerileri belirleyerek yetkili birimlere sunacak; kişisel vakalar öğrencinin onayı ve gizlilik ilkeleri doğrultusunda ilgili birimlere yönlendirilecektir.

Uluslararası öğrencilerin görüşlerinin yalnızca sorun ortaya çıktığında değil, yeni politika ve hizmetler geliştirilirken de alınması sağlanacaktır. Oryantasyon programları, barınma hizmetleri, yemek seçenekleri, kampüs iletişimi, dil desteği ve sosyal etkinlikler planlanırken öğrenci birliğiyle düzenli istişare yapılabilecektir.

Temsil sisteminin yalnızca yönetim kurulundaki sınırlı sayıdaki öğrencinin görüşlerini yansıtmaması için açık toplantılar, anketler, odak grup görüşmeleri ve dijital geri bildirim kanalları kullanılacaktır.

Uluslararası öğrenci toplulukları, öğrencilerin üniversite hizmetlerine erişimini kolaylaştıran bir yönlendirme işlevi üstlenebilecektir. Öğrenciler akademik danışmanlık, sağlık hizmetleri, psikolojik danışmanlık, kariyer desteği, barınma, öğrenci işleri ve uluslararası ofis hizmetleri hakkında bilgilendirilecektir.

Topluluklar profesyonel destek gerektiren konularda doğrudan çözüm üretmeye çalışmayacak; öğrencileri uygun uzman birimlere yönlendirecektir. Özellikle sağlık, ruh sağlığı, hukuki sorunlar, ayrımcılık, taciz veya şiddet iddiaları gibi hassas konularda gizlilik ve güvenlik ilkelerine uygun hareket edilecektir.

Uluslararası öğrencilerin acil durumlarda başvurabilecekleri üniversite birimleri, sağlık kuruluşları ve resmî iletişim kanalları açık biçimde tanıtılacaktır. Topluluk yöneticilerine acil durumlarda izlenecek temel yönlendirme süreçleri hakkında eğitim verilecektir.

Toplulukların dayanışma faaliyetleri, öğrenciler arasında gayriresmî mali yardım toplama veya kontrolsüz destek dağıtma biçiminde yürütülmeyecektir. İhtiyaç sahibi öğrenciler üniversitenin burs, yemek, barınma ve sosyal destek mekanizmalarına yönlendirilecektir.

Uluslararası öğrenci toplulukları, öğrencilerin Türkçe, İngilizce ve Japonca iletişim becerilerini geliştirmelerine katkıda bulunabilecektir. Konuşma kulüpleri, dil değişim eşleştirmeleri, akademik sunum çalışmaları ve kültürlerarası iletişim atölyeleri düzenlenebilecektir.

Dil değişim programlarında öğrenciler karşılıklı olarak kendi dillerinde konuşma pratiği sunabilecek, ancak bu faaliyetler resmî yabancı dil eğitiminin yerine geçmeyecektir. Yabancı Diller Yüksekokulu ile iş birliği yapılarak dil etkinliklerinin pedagojik açıdan daha etkili hale getirilmesi sağlanabilecektir.

Üniversitenin önemli öğrenci duyurularının uluslararası öğrenciler tarafından anlaşılabilir olması için açık ve erişilebilir İngilizce iletişim desteklenecektir. Topluluklar, duyuruların öğrenciler arasında yaygınlaştırılmasına katkı sağlayabilecek; ancak resmî metinlerin yetkisiz şekilde değiştirilmesi veya yorumlanması önlenecektir.

Toplulukların kendi iletişimlerinde mümkün olduğunca ortak bir çalışma dili kullanmaları, farklı ülkelerden öğrencilerin katılımını kolaylaştıracaktır. Yerel veya ulusal dillerde yapılan faaliyetlerde gerektiğinde İngilizce özet veya çeviri desteği sunulabilecektir.

Uluslararası öğrenci topluluklarının yalnızca kendi üyelerine yönelik faaliyetlerle sınırlı kalmaması, üniversite ve toplum yararına sosyal sorumluluk projeleri geliştirmesi teşvik edilecektir. Bilim iletişimi, çevre, sürdürülebilirlik, afet farkındalığı, eğitim desteği ve kültürlerarası öğrenme alanlarında projeler yürütülebilecektir.

Uluslararası öğrencilerin kendi ülkelerindeki bilgi ve deneyimleri, Türkiye’de geliştirilecek sosyal sorumluluk faaliyetlerine katkı sağlayabilecektir. Farklı ülkelerden öğrencilerin birlikte çalıştığı projeler, toplumsal faydanın yanı sıra öğrencilerin iletişim, liderlik ve takım çalışması becerilerini de geliştirecektir.

Gönüllülük faaliyetleri, ilgili kamu kurumları, sivil toplum kuruluşları ve üniversite birimleriyle koordinasyon içinde yürütülecektir. Öğrencilerin güvenliği, kişisel verilerin korunması ve faaliyetlerin etik uygunluğu proje başlamadan önce değerlendirilecektir.

Uluslararası öğrenci toplulukları, öğrencilerin kariyer gelişimlerini desteklemek amacıyla Kariyer Merkezi ve Mezunlar Ofisiyle ortak faaliyetler gerçekleştirebilecektir. Türkiye’de ve uluslararası alanda çalışma hayatı, iş başvuruları, öz geçmiş hazırlama, mülakat, staj ve girişimcilik konularında bilgilendirme programları düzenlenebilecektir.

Uluslararası mezunların deneyimlerini mevcut öğrencilerle paylaşmaları için mezun mentorluk ağı oluşturulabilecektir. Mezunlar, farklı ülkelerdeki akademik ve mesleki fırsatlar hakkında öğrencilere bilgi verebilir ve üniversitenin uluslararası mezun ağına katkı sağlayabilir.

Türk ve Japon şirketleriyle düzenlenecek kariyer buluşmaları, uluslararası öğrencilerin çok kültürlü ve çok dilli yetkinliklerini işverenlere tanıtmaları açısından önemli olacaktır. Bununla birlikte çalışma izinleri ve hukuki süreçler hakkında yalnızca yetkili kurumlar ve uzmanlar tarafından bilgilendirme yapılacaktır.

Uluslararası mezunlarla ilişkilerin mezuniyet sonrasında da sürdürülmesi, TJU’nun farklı ülkelerdeki görünürlüğünü ve akademik iş birliği ağlarını güçlendirecektir. Ülke veya bölge bazlı mezun temsilcileri aracılığıyla uluslararası mezun toplulukları oluşturulabilecektir.

Her uluslararası öğrenci topluluğu ve birliği, akademik yılın başında yıllık faaliyet planı hazırlayacaktır. Planda amaçlar, hedef kitle, planlanan etkinlikler, tahmini bütçe, iş birliği yapılacak birimler, beklenen katılımcı sayıları ve ölçülebilir çıktılar belirtilecektir.

Etkinlikler üniversitenin akademik takvimi, güvenlik kuralları, kurumsal iletişim ilkeleri ve mekan kapasitesi dikkate alınarak planlanacaktır. Üniversite dışından konuşmacı, kurum veya diplomatik temsilcilik katılımı öngörülen faaliyetler önceden ilgili üniversite birimlerine bildirilecektir.

Toplulukların üniversite adına resmî açıklama, taahhüt veya protokol yapması mümkün olmayacaktır. Üniversitenin adı ve logosu yalnızca kurumsal kimlik kurallarına ve gerekli izinlere uygun biçimde kullanılacaktır.

Faaliyetlerin öğrenci katılımına açık ve erişilebilir olması sağlanacaktır. Etkinliklerin yalnızca belirli milliyetlerin kendi aralarında gerçekleştirdiği kapalı buluşmalara dönüşmemesi için üniversite genelinde duyuru yapılması ve farklı öğrenci gruplarının katılımının teşvik edilmesi esas olacaktır.

Uluslararası öğrenci toplulukları, üniversite tarafından sağlanan yıllık destekler, proje bazlı fonlar, uygun bulunan sponsorluklar ve ayni katkılar yoluyla desteklenebilecektir. Mali destek kararlarında topluluğun faaliyet planı, kapsayıcılığı, öğrenci katılımı, önceki dönem performansı ve üniversitenin uluslararasılaşma hedeflerine katkısı dikkate alınacaktır.

Topluluklar üniversitenin mali sisteminin dışında aidat, bağış veya etkinlik geliri toplayamayacaktır. Bütün mali işlemler ilgili üniversite biriminin bilgisi ve denetimi altında yürütülecek, harcamalar belgelendirilecek ve faaliyet sonunda mali rapor hazırlanacaktır.

Büyükelçilikler, konsolosluklar, kültür merkezleri, şirketler ve diğer dış kuruluşlardan alınacak destekler üniversitenin önceden onayına tabi olacaktır. Dış desteğin topluluğun yönetimi, üyeleri veya faaliyetleri üzerinde yönlendirici bir etki oluşturmasına izin verilmeyecektir.

Sponsorluk ve ayni destek süreçleri şeffaf biçimde kayıt altına alınacak; destek veren kuruluşların üniversite içindeki görünürlüğü kurumsal iletişim kuralları doğrultusunda sınırlandırılacaktır. Öğrencilerin kişisel bilgileri sponsorlarla paylaşılmayacaktır.

Uluslararası öğrenci topluluklarının bütün faaliyetlerinde eşitlik, karşılıklı saygı, akademik özgürlük, insan onuru, kültürel duyarlılık ve şiddetsiz iletişim ilkeleri esas olacaktır. Milliyet, etnik köken, dil, din veya kültürel kimlik üzerinden ayrımcılık, nefret söylemi, dışlama veya küçük düşürücü davranış kabul edilmeyecektir.

Toplulukların siyasi propaganda, devletler arası anlaşmazlıkları kampüs ortamına taşıma veya belirli öğrenci grupları üzerinde baskı oluşturma amacıyla kullanılması önlenecektir. Kültürel ve akademik konuların özgürce tartışılması desteklenirken, faaliyetlerin üniversitenin güvenli ve kapsayıcı ortamını zedelememesine dikkat edilecektir.

Toplulukların sosyal medya hesapları ve dijital iletişim kanalları sorumlu biçimde yönetilecektir. Yanlış bilgi, ayrımcı içerik, kişisel verilerin izinsiz paylaşılması veya üniversite adına yetkisiz açıklama yapılması halinde gerekli idari değerlendirme gerçekleştirilecektir.

Etik kurallara veya üniversite mevzuatına aykırı davranan topluluklar uyarılabilecek, faaliyetleri geçici olarak durdurulabilecek veya resmî tanınma statüleri sona erdirilebilecektir. Bu işlemler açık ölçütlere, belgeye dayalı incelemeye ve adil değerlendirme süreçlerine dayanacaktır.

Her uluslararası öğrenci topluluğu ve birliği, akademik yıl sonunda faaliyet raporu hazırlayacaktır. Raporda düzenlenen etkinlikler, katılımcı profili, iş birlikleri, kullanılan bütçe, öğrenci geri bildirimleri, karşılaşılan sorunlar ve gelecek döneme ilişkin hedefler yer alacaktır.

Toplulukların performansı yalnızca etkinlik sayısına göre değerlendirilmeyecektir. Faaliyetlerin niteliği, farklı ülkelerden öğrenci katılımı, yeni öğrencilerin uyumuna katkı, kültürlerarası etkileşim, sürdürülebilirlik, mali kaynakların etkin kullanımı ve üniversitenin uluslararasılaşma hedeflerine katkı dikkate alınacaktır.

Uluslararası Öğrenci Birliğinin performansı; öğrenci ihtiyaçlarını belirleme kapasitesi, temsilin kapsayıcılığı, üniversite birimleriyle kurduğu iletişim, ortak sorunların çözümüne sağladığı katkı ve uluslararası öğrencilerin memnuniyetindeki değişim üzerinden değerlendirilebilecektir.

Başarılı topluluklar ek bütçe, mekan, proje desteği ve uluslararası etkinliklere katılım imkanlarıyla desteklenebilecektir. Uzun süre faaliyet göstermeyen, kapsayıcılık ilkesinden uzaklaşan veya raporlama yükümlülüklerini yerine getirmeyen toplulukların statüsü yeniden değerlendirilecektir.

TJU’nun kuruluş ve gelişim döneminde ilk olarak bütün uluslararası öğrencileri kapsayan Uluslararası Öğrenci Birliğinin oluşturulması uygun olacaktır. Bu birlik, öğrenci sayısı henüz sınırlıyken temsil ve koordinasyonun tek bir çatı altında yürütülmesini sağlayacaktır.

Türkiye–Japonya Öğrenci Topluluğu, üniversitenin özgün kurumsal misyonunu öğrenci faaliyetlerine yansıtan temel yapılardan biri olarak kurulabilecektir. Bu topluluk, Türk ve Japon öğrencilerin yanı sıra iki ülkenin kültürüne, diline, bilim ve teknoloji iş birliğine ilgi duyan bütün öğrencilere açık olacaktır.

Uluslararası Öğrenci Mentorluk ve Uyum Ekibi, yeni gelen öğrencilerin kampüs ve şehir yaşamına uyumunu destekleyen uygulamalı bir öğrenci grubu olarak yapılandırılabilecektir. Dil ve Kültür Değişim Topluluğu ise Türkçe, Japonca, İngilizce ve diğer dillerde karşılıklı öğrenme ve kültürlerarası iletişim faaliyetleri düzenleyebilecektir.

Uluslararası öğrenci sayısı arttıkça Afrika, Orta Asya, Balkanlar, Orta Doğu ve Kuzey Afrika, Güney Asya ve benzeri bölgesel öğrenci toplulukları kademeli olarak kurulabilecektir. Toplulukların açılmasında yalnızca öğrenci sayısı değil, sürdürülebilir yönetim kapasitesi ve düzenli faaliyet geliştirme potansiyeli dikkate alınacaktır.

TJU’da uluslararası öğrenci toplulukları ve birlikleri, üniversitenin uluslararası karakterini kampüs yaşamına yansıtan temel öğrenci yapılarından biri olarak değerlendirilmelidir. Bu yapılar, farklı ülkelerden gelen öğrencilerin yalnızca kendi aralarında dayanışma kurmalarını değil, Türk ve Japon öğrencilerle birlikte üniversitenin akademik, sosyal ve kültürel yaşamına aktif biçimde katılmalarını sağlamalıdır.

Etkili bir uluslararası öğrenci toplulukları sistemi; kapsayıcı üyelik, dengeli temsil, öğrenci liderliği, güçlü kurumsal danışmanlık, şeffaf finansman ve düzenli performans değerlendirmesi üzerine kurulmalıdır. Toplulukların kültürel farklılıkları korurken öğrenciler arasında ayrışma oluşturmaması, aksine farklı kimlikler arasında iletişim ve karşılıklı öğrenme ortamı yaratması temel hedef olmalıdır.

Uluslararası Öğrenci Birliği, öğrencilerin ortak ihtiyaçlarını üniversite yönetimine ileten güvenilir bir danışma ve temsil mekanizması olarak yapılandırılmalıdır. Ülke ve bölge temelli topluluklar ise kültürel paylaşım, uyum, dayanışma ve uluslararası öğrenci ağlarının geliştirilmesine katkı sağlamalıdır.

Türkiye ve Japonya’dan öğrencilerin, diğer uluslararası öğrencilerle birlikte bilimsel, kültürel ve toplumsal projelerde yer alması, TJU’nun uluslararasılaşma hedeflerini güçlendirecektir. Bu yaklaşım sayesinde uluslararası öğrenci toplulukları, üniversitenin çok kültürlü kampüs ortamını, küresel akademik görünürlüğünü ve Türkiye–Japonya arasındaki öğrenci düzeyindeki ilişkileri geliştiren sürdürülebilir kurumsal yapılara dönüşecektir.