Bu dokümanın amacı, Türk–Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi'nde kurulacak öğrenci topluluklarının kuruluş, yönetim, faaliyet, finansman, danışmanlık, denetim ve değerlendirme süreçlerine ilişkin temel çerçeveyi belirlemektir. Öğrenci toplulukları; öğrencilerin akademik, bilimsel, kültürel, sosyal, sportif ve kişisel gelişimlerini destekleyen, üniversite yaşamına aktif katılımlarını sağlayan ve öğrenciler arasında aidiyet duygusunu güçlendiren temel kurumsal yapılardan biri olarak değerlendirilecektir.

TJU’da öğrenci topluluklarının yalnızca sosyal etkinlik düzenleyen yapılar olarak değil, öğrencilerin liderlik, ekip çalışması, proje geliştirme, iletişim, organizasyon, problem çözme ve toplumsal sorumluluk becerilerini geliştiren uygulamalı öğrenme ortamları olarak yapılandırılması hedeflenmektedir. Toplulukların faaliyetleri, üniversitenin araştırma, uluslararasılaşma, girişimcilik, yenilikçilik ve Türkiye–Japonya iş birliği hedefleriyle uyumlu biçimde yürütülecektir.

Bu çerçeve, üniversite bünyesindeki tüm öğrenci topluluklarını, toplulukların yönetim organlarını, akademik ve idari danışmanlık mekanizmalarını, öğrenci toplulukları koordinasyon birimini, topluluklar arası ortak platformları ve üniversite tarafından sağlanacak mali ve fiziki destekleri kapsamaktadır.

TJU’nun öğrenci toplulukları sistemi; öğrenci katılımı, gönüllülük, kapsayıcılık, akademik ve etik sorumluluk, şeffaflık, sürdürülebilirlik ve kurumsal iş birliği ilkeleri üzerine kurulacaktır. Öğrencilerin topluluklara katılımı tamamen gönüllülük esasına dayanacak, hiçbir öğrenci topluluk üyeliğine katılmaya veya belirli bir faaliyette bulunmaya zorlanmayacaktır.

Topluluklar, üniversitenin bütün öğrencilerine açık olacak ve üyelik süreçlerinde program, sınıf, cinsiyet, milliyet, dil, kültür veya benzeri herhangi bir ayrım gözetilmeyecektir. Özellikle Türk ve Japon öğrenciler ile farklı ülkelerden gelen uluslararası öğrencilerin ortak faaliyetlerde bir araya gelmeleri teşvik edilecek, öğrenci toplulukları üniversitenin çok kültürlü yapısını güçlendiren önemli araçlardan biri olacaktır.

Topluluk faaliyetlerinin öğrencilerin akademik gelişimlerini desteklemesi, öğrenme deneyimlerini zenginleştirmesi ve üniversitenin bilimsel ve toplumsal misyonuna katkıda bulunması esas olacaktır. Öğrenci toplulukları, üniversitenin akademik birimlerinin veya idari organlarının yerine geçmeyecek; ancak öğrencilerin kurumsal yaşama katılımını güçlendiren tamamlayıcı yapılar olarak faaliyet gösterecektir.

TJU bünyesinde kurulacak öğrenci toplulukları, üniversitenin akademik ve sosyal gelişim hedefleri doğrultusunda farklı alanlarda faaliyet gösterebilecektir. Bilimsel ve akademik topluluklar; yapay zeka, bilgisayar bilimi, deprem ve afet bilimleri, enerji sistemleri, sürdürülebilirlik, malzeme bilimi, robotik, ileri üretim ve benzeri alanlarda öğrencilerin bilimsel etkinliklere ve araştırma faaliyetlerine katılımını destekleyecektir.

Teknoloji ve proje toplulukları; öğrencilerin teorik bilgilerini uygulamaya dönüştürmelerini, prototip geliştirmelerini, ulusal ve uluslararası yarışmalara katılmalarını ve disiplinlerarası ekipler oluşturmalarını sağlayacaktır. Bu topluluklar, üniversitenin laboratuvarları, araştırma merkezleri ve bilimsel proje takımlarıyla koordinasyon içinde faaliyet gösterebilecektir.

Girişimcilik ve inovasyon toplulukları; öğrencilerin iş fikri geliştirme, iş modeli oluşturma, fikrî mülkiyet, teknoloji ticarileştirme, yatırımcı ilişkileri ve şirketleşme süreçleri konusunda bilgi ve deneyim kazanmalarını sağlayacaktır. Bu toplulukların üniversitenin teknoloji transfer birimi, teknoparkı, girişimcilik merkezi ve sanayi ortaklarıyla iş birliği yapması desteklenecektir.

Kültür, sanat ve dil toplulukları; Türk ve Japon kültürleri başta olmak üzere farklı kültürlerin tanınmasına, kültürlerarası iletişimin gelişmesine ve öğrencilerin sanatsal üretimlere katılımına katkı sağlayacaktır. Japon dili ve kültürü, Türk kültürü, müzik, tiyatro, sinema, fotoğrafçılık, edebiyat ve geleneksel sanatlar gibi alanlarda öğrenci toplulukları kurulabilecektir.

Spor ve sağlıklı yaşam toplulukları; öğrencilerin fiziksel etkinliklere katılımını, takım ruhunu, sağlıklı yaşam alışkanlıklarını ve sosyal etkileşimlerini güçlendirecektir. Üniversitenin imkanları doğrultusunda takım sporları, bireysel sporlar, doğa sporları, koşu, masa tenisi, satranç ve benzeri alanlarda topluluk faaliyetleri yürütülebilecektir.

Toplumsal sorumluluk ve gönüllülük toplulukları; öğrencilerin toplumun farklı kesimleriyle etkileşim kurmalarını ve toplumsal sorunlara duyarlı bireyler olarak gelişmelerini destekleyecektir. Eğitim desteği, çevre bilinci, afet farkındalığı, sosyal dayanışma, bilim iletişimi ve dezavantajlı gruplara yönelik projeler bu toplulukların faaliyet alanları arasında yer alabilecektir.

Uluslararasılaşma ve öğrenci hareketliliği toplulukları ise uluslararası öğrencilerin üniversiteye uyumunu kolaylaştıracak, öğrenci değişim programlarını tanıtacak ve farklı ülkelerden öğrencilerin birlikte faaliyet geliştirmelerine katkı sağlayacaktır. Türkiye–Japonya Öğrenci Topluluğu, TJU’nun kurumsal kimliği açısından özel öneme sahip yapılardan biri olarak değerlendirilebilecektir.

Yeni bir öğrenci topluluğunun kurulması, üniversite öğrencilerinin yazılı başvurusu üzerine gerçekleştirilecektir. Kuruluş başvurusunda topluluğun adı, amacı, faaliyet alanı, hedefleri, öngörülen yıllık faaliyetleri, kurucu üyeleri ve akademik danışman adayı açık biçimde belirtilecektir. Başvuruyla birlikte topluluk tüzüğü veya çalışma esasları da sunulacaktır.

Topluluk tüzüğünde üyelik şartları, yönetim yapısı, seçim süreçleri, görev süreleri, toplantı usulleri, mali işlemler, karar alma mekanizmaları ve topluluğun fesih koşulları düzenlenecektir. Tüzüğün üniversitenin mevzuatına, etik ilkelerine ve öğrenci toplulukları çerçevesine uygun olması gerekecektir.

Kuruluş başvuruları, Öğrenci Toplulukları Koordinasyon Birimi tarafından biçimsel ve içerik yönünden incelenecek; gerekli durumlarda ilgili akademik birimlerin görüşleri alınacaktır. Aynı veya büyük ölçüde benzer amaçlarla faaliyet gösteren toplulukların kurulması yerine, mevcut toplulukların kapsamının geliştirilmesi veya ortak çalışma platformlarının oluşturulması teşvik edilecektir.

Kuruluşu uygun görülen topluluklara belirli bir süre için geçici faaliyet izni verilebilecektir. Geçici faaliyet döneminde topluluğun üye sayısı, faaliyet kapasitesi, kurumsal uyumu ve sürdürülebilirliği değerlendirilecek; başarılı bulunan topluluklar kalıcı olarak tanınacaktır.

TJU’ya kayıtlı bütün öğrenciler, ilgili topluluğun çalışma esaslarını kabul etmeleri koşuluyla öğrenci topluluklarına üye olabilecektir. Bir öğrenci birden fazla topluluğa üye olabilecek, ancak akademik yükümlülüklerini aksatmayacak şekilde görev üstlenmesi beklenecektir.

Topluluk üyeliği aktif ve destekleyici üyelik gibi farklı kategorilerde düzenlenebilecektir. Aktif üyeler, toplantılara ve faaliyetlere düzenli katılan, görev ve sorumluluk üstlenen öğrencilerden oluşacaktır. Destekleyici üyeler ise topluluğun belirli etkinliklerine veya projelerine katılan öğrencileri kapsayabilecektir.

Üyelik kayıtları düzenli olarak tutulacak ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurallara uygun biçimde yönetilecektir. Üyelerin topluluk içindeki hak ve sorumlulukları açık biçimde tanımlanacak; toplantılara katılma, görüş bildirme, oy kullanma ve yönetim görevlerine aday olma hakları güvence altına alınacaktır.

Toplulukların yalnızca küçük ve kapalı öğrenci gruplarının kontrolünde kalmaması için yeni öğrencilere yönelik tanıtım ve uyum faaliyetleri düzenlenecektir. Her akademik yılın başlangıcında öğrenci toplulukları tanıtım günleri veya öğrenci toplulukları fuarı düzenlenerek öğrencilerin mevcut toplulukları tanımaları sağlanacaktır.

Her öğrenci topluluğunda Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve gerekli görülmesi halinde Denetim Kurulu oluşturulacaktır. Genel Kurul, topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşacak ve topluluğun en yüksek karar organı olacaktır. Genel Kurul; yönetim kurulunu seçmek, yıllık faaliyet planını görüşmek, faaliyet raporunu değerlendirmek ve topluluk çalışma esaslarında yapılacak değişiklikleri karara bağlamakla sorumlu olacaktır.

Yönetim Kurulu; başkan, başkan yardımcısı, genel sekreter, mali işler sorumlusu ve faaliyet alanına göre belirlenebilecek diğer üyelerden oluşacaktır. Yönetim Kurulunun büyüklüğü, topluluğun üye sayısı ve faaliyet kapasitesine göre belirlenebilecektir. Yönetim Kurulu, Genel Kurul tarafından belirli bir süre için seçilecek ve görev süresi sonunda faaliyetlerini yeni yönetime düzenli biçimde devredecektir.

Topluluk Başkanı, topluluğu üniversite içinde ve dışında temsil edecek, Yönetim Kurulu çalışmalarını koordine edecek ve topluluğun faaliyetlerinin çalışma esaslarına uygun biçimde yürütülmesini sağlayacaktır. Başkan, bütün kararları tek başına alma yetkisine sahip olmayacak; kararların Yönetim Kurulu ve gerektiğinde Genel Kurul tarafından alınması esas olacaktır.

Genel Sekreter, toplantı tutanakları, üye kayıtları, yazışmalar ve faaliyet belgelerinin düzenli biçimde tutulmasından sorumlu olacaktır. Mali İşler Sorumlusu ise topluluğa tahsis edilen bütçenin, sponsorlukların ve ayni desteklerin üniversite kurallarına uygun biçimde kayıt altına alınmasını sağlayacaktır.

Denetim Kurulu, topluluğun faaliyetlerini ve mali işlemlerini çalışma esaslarına uygunluk bakımından değerlendirecektir. Öğrenci topluluklarında şeffaflık ve hesap verebilirliğin sağlanması amacıyla faaliyet ve mali raporlar belirli dönemlerde üyelerle ve Öğrenci Toplulukları Koordinasyon Birimiyle paylaşılacaktır.

Her öğrenci topluluğuna, faaliyet alanıyla ilişkili bir akademik danışman atanacaktır. Akademik danışman, topluluğun idari yöneticisi değil, öğrencilere rehberlik eden ve topluluk faaliyetlerinin akademik ve kurumsal çerçeveye uygunluğunu destekleyen bir danışman olarak görev yapacaktır.

Akademik danışman; yıllık faaliyet planının hazırlanmasına katkı sağlayacak, etkinliklerin bilimsel ve akademik niteliğini değerlendirecek, öğrencileri üniversitenin ilgili birimleri ve dış paydaşlarla ilişkilendirecek ve topluluk içinde ortaya çıkabilecek sorunların çözümünde rehberlik edecektir.

Bilimsel ve teknik alanlarda faaliyet gösteren topluluklarda akademik danışmanın yanı sıra birden fazla öğretim üyesinden oluşan danışma kurulu kurulabilecektir. Türkiye ve Japonya’dan öğretim üyeleri ortak danışman olarak görevlendirilebilecek, böylece topluluk faaliyetlerinin uluslararası boyutu güçlendirilebilecektir.

Akademik danışmanın topluluk faaliyetlerine yön vermesi ancak öğrenci inisiyatifini ortadan kaldırmaması esas olacaktır. Toplulukların karar ve uygulamalarında temel sorumluluk öğrenci yönetimlerine ait olacak, danışmanlık sistemi öğrenci liderliğini destekleyecek biçimde işletilecektir.

Öğrenci topluluklarının üniversite düzeyinde koordinasyonu için Öğrenci Toplulukları Koordinasyon Birimi oluşturulacaktır. Bu birim, toplulukların kuruluş başvurularını değerlendirecek, faaliyet planlarını inceleyecek, etkinlik izinlerini koordine edecek, mali ve fiziki destek süreçlerini yönetecek ve toplulukların yıllık performansını takip edecektir.

Koordinasyon Birimi; Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Öğrenci Koordinasyon Ofisi, akademik birimler, uluslararası ilişkiler birimi, kariyer merkezi, teknoloji transfer birimi ve diğer ilgili yapılarla iş birliği içinde çalışacaktır. Böylece öğrenci topluluklarının faaliyetlerinin üniversitenin diğer akademik ve sosyal faaliyetleriyle uyumlu hale getirilmesi sağlanacaktır.

Koordinasyon Birimi, topluluk yöneticilerine yönelik liderlik, proje yönetimi, bütçe hazırlama, etkinlik organizasyonu, sponsorluk, iletişim, iş sağlığı ve güvenliği ile etik konularında eğitimler düzenleyecektir. Topluluk başkanlarının göreve başlamadan önce temel bir oryantasyon programına katılması öngörülebilecektir.

Birim ayrıca toplulukların faaliyet takvimlerini ortak bir dijital platform üzerinden yayımlayacak, salon ve mekan rezervasyonlarını yönetecek ve etkinliklerin birbirleriyle çakışmasını önleyecektir. Topluluklara ait üyelik, faaliyet, bütçe ve raporlama işlemlerinin mümkün olduğunca dijital sistemler üzerinden yürütülmesi sağlanacaktır.

Her öğrenci topluluğu, akademik yılın başında yıllık faaliyet planı hazırlayacaktır. Bu planda topluluğun hedefleri, planlanan etkinlikleri, tahmini bütçesi, hedef katılımcı grupları, iş birliği yapılacak kurumlar ve beklenen çıktılar belirtilecektir.

Topluluklar; konferans, seminer, çalıştay, eğitim programı, teknik gezi, sosyal etkinlik, yarışma, sergi, kültür-sanat faaliyeti, gönüllülük projesi ve benzeri etkinlikler düzenleyebilecektir. Etkinliklerin üniversitenin akademik takvimini, güvenlik kurallarını, kurumsal kimliğini ve ilgili mevzuatı dikkate alması gerekecektir.

Üniversite dışından konuşmacı, eğitmen veya kurumların katılımıyla düzenlenecek etkinlikler önceden ilgili birimlere bildirilecektir. Dış paydaşlarla kurulacak iş birliklerinde üniversitenin adı, logosu ve kurumsal itibarı korunacak; toplulukların üniversite adına resmî taahhütte bulunmaması sağlanacaktır.

Topluluklar tarafından düzenlenen etkinliklerin erişilebilir ve kapsayıcı olması teşvik edilecektir. Etkinliklerin mümkün olduğunca farklı programlardan ve kültürel geçmişlerden öğrencilerin katılımına açık olması, Türkçe ve İngilizce iletişim imkanlarının geliştirilmesi ve gerektiğinde Japonca destek sağlanması hedeflenecektir.

Öğrenci topluluklarının faaliyetleri, üniversite tarafından tahsis edilen yıllık destekler, proje bazlı fonlar, uygun bulunan sponsorluklar ve ayni katkılar aracılığıyla finanse edilebilecektir. Topluluklara sağlanacak destek miktarı, üye sayısı, faaliyet niteliği, önceki dönem performansı, toplumsal etkisi ve üniversitenin stratejik öncelikleri dikkate alınarak belirlenecektir.

Topluluklar doğrudan gelir toplayamayacak veya üniversitenin mali sisteminin dışında harcama yapamayacaktır. Bütün mali işlemler, üniversitenin ilgili idari birimi üzerinden gerçekleştirilecek ve belgeye dayalı olarak kayıt altına alınacaktır.

Sponsorluk anlaşmaları, üniversitenin kurumsal değerlerine ve etik ilkelerine uygun olmak zorundadır. Sponsorluk desteği veren kişi veya kuruluşlar topluluğun akademik ve idari kararları üzerinde belirleyici olamayacak; sponsorluk ilişkileri üniversitenin bağımsızlığına ve kurumsal itibarına zarar vermeyecek biçimde yürütülecektir.

Japon şirketleri ve Türkiye’de faaliyet gösteren Japon kuruluşlarıyla geliştirilecek sponsorluk ve iş birliği modelleri, TJU’nun ikili iş birliği misyonuna katkı sağlayabilecektir. Ancak bu iş birliklerinin şeffaf, kurumsal onaya dayalı ve öğrenci yararını önceleyen bir yapıda olması gerekecektir.

Öğrenci topluluklarının toplantı, çalışma ve etkinlik ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla ortak öğrenci toplulukları merkezi veya öğrenci yaşam alanı oluşturulacaktır. Bu merkezde toplantı odaları, ortak çalışma alanları, proje geliştirme alanları, depolama imkanları ve temel teknik donanımlar bulunabilecektir.

Bilimsel ve teknolojik toplulukların laboratuvar ve atölye kullanımları, ilgili akademik birimler ve laboratuvar sorumluları tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde gerçekleştirilecektir. Öğrencilerin güvenlik eğitimi almadan laboratuvar veya teknik ekipman kullanmasına izin verilmeyecektir.

Topluluklara tahsis edilen mekan ve ekipmanların ortak kullanım ilkesiyle yönetilmesi esas olacaktır. Mekanların yalnızca belirli toplulukların sürekli kullanımına bırakılması yerine, ihtiyaca ve faaliyet planlarına göre adil biçimde tahsis edilmesi sağlanacaktır.

Bilimsel proje takımları, öğrenci topluluklarından farklı ancak onlarla ilişkili yapılar olarak değerlendirilecektir. Öğrenci toplulukları daha geniş katılımlı sosyal, akademik ve kültürel faaliyetler yürütürken, bilimsel proje takımları belirli bir teknoloji, yarışma veya araştırma projesi etrafında oluşturulan, görev ve çıktı odaklı ekipler olacaktır.

Bir öğrenci topluluğu bünyesinde birden fazla bilimsel proje takımı kurulabilecektir. Örneğin robotik veya yapay zeka topluluğu içinde otonom araç, insansız hava aracı, akıllı robot veya veri analizi takımları oluşturulabilecektir. Bu takımların faaliyetleri akademik danışmanlar ve ilgili laboratuvarlar tarafından desteklenecektir.

Proje takımlarının kurulması, kaynak kullanımı, fikrî mülkiyet hakları, yarışmalara katılım ve proje çıktılarının kullanımı ayrı çalışma esaslarıyla düzenlenecektir. Öğrencilerin geliştirdiği teknolojik ürünlerde katkı sahipliği ve fikrî mülkiyet konuları üniversitenin ilgili politikaları doğrultusunda açık biçimde yönetilecektir.

TJU öğrenci toplulukları sisteminin temel özelliklerinden biri, Türkiye ve Japonya’dan öğrenciler arasında kalıcı ilişkiler kurulmasını desteklemesidir. Bu kapsamda ortak kültür etkinlikleri, öğrenci buluşmaları, çevrim içi proje çalışmaları, ortak seminerler, yaz programları ve karşılıklı ziyaretler düzenlenebilecektir.

Japon üniversitelerindeki öğrenci topluluklarıyla kardeş topluluk ilişkileri kurulması teşvik edilecektir. Bu ilişkiler yalnızca kültürel değişimle sınırlı kalmayacak; bilimsel projeler, girişimcilik faaliyetleri, sosyal sorumluluk çalışmaları ve uluslararası yarışmalar kapsamında ortak ekipler oluşturulabilecektir.

Japonya’ya eğitim, araştırma veya staj amacıyla gidecek öğrencilere deneyim paylaşımı, kültürel hazırlık ve dil desteği sunan öğrenci mentorluk sistemleri kurulabilecektir. Benzer şekilde Japonya’dan TJU’ya gelen öğrencilere, üniversiteye ve Türkiye’deki sosyal yaşama uyum sağlamaları için Türk öğrenciler tarafından akran desteği verilebilecektir.

Türkiye–Japonya Öğrenci Forumu adı altında yıllık bir etkinlik düzenlenerek iki ülkeden öğrencilerin bilim, teknoloji, kültür, sürdürülebilirlik ve toplumsal sorunlar üzerine ortak çalışmaları sunmaları sağlanabilecektir. Forum, öğrencilerin geliştirdiği projelerin akademik ve sanayi temsilcileriyle paylaşılmasına da imkan verecektir.

Öğrenci topluluklarının bütün faaliyetlerinde akademik dürüstlük, karşılıklı saygı, ayrımcılık yasağı, şiddetsiz iletişim, çevresel sorumluluk ve üniversitenin kurumsal değerlerine bağlılık esas olacaktır. Topluluklar nefret söylemi, dışlama, taciz, zorbalık veya kişisel hakları ihlal eden herhangi bir faaliyette bulunamayacaktır.

Toplulukların sosyal medya hesapları ve dijital iletişim kanalları üniversitenin kurumsal iletişim ilkelerine uygun biçimde yönetilecektir. Topluluklar tarafından yayımlanan içeriklerde doğruluk, saygılı dil, kişisel verilerin korunması ve telif haklarına uyum gözetilecektir.

Topluluk yöneticileri, görevleri sırasında elde ettikleri kişisel veya kurumsal bilgileri amacı dışında kullanamayacaktır. Üyelik listeleri, iletişim bilgileri ve katılımcı verileri izinsiz olarak üçüncü kişilerle paylaşılamayacaktır.

Etik kurallara, üniversite mevzuatına veya güvenlik hükümlerine aykırı faaliyetlerde bulunan topluluklar uyarılabilecek, faaliyetleri geçici olarak durdurulabilecek veya gerekli durumlarda topluluğun resmî statüsü sona erdirilebilecektir. Bu kararların açık ölçütlere, belgeye dayalı değerlendirmeye ve adil inceleme süreçlerine dayanması sağlanacaktır.

Her öğrenci topluluğu, akademik yıl sonunda faaliyet raporu hazırlayacaktır. Raporda gerçekleştirilen etkinlikler, katılımcı sayıları, proje çıktıları, kullanılan bütçe, iş birlikleri, karşılaşılan sorunlar ve gelecek döneme ilişkin hedefler yer alacaktır.

Toplulukların değerlendirilmesinde yalnızca etkinlik sayısı değil, faaliyetlerin niteliği, öğrenci katılımı, sürdürülebilirliği, akademik ve toplumsal etkisi, mali kaynakların etkin kullanımı ve Türkiye–Japonya iş birliğine sağladığı katkı dikkate alınacaktır.

Yüksek performans gösteren topluluklar ek bütçe, proje desteği, mekan önceliği ve kurumsal tanıtım imkanlarıyla desteklenebilecektir. Başarılı öğrenci liderleri ve proje ekipleri, yıllık öğrenci başarı ve katkı ödülleri kapsamında tanınabilecektir.

Uzun süre faaliyet göstermeyen, düzenli raporlama yapmayan veya kuruluş amacından uzaklaşan topluluklar pasif statüye alınabilecektir. Belirli bir süre içinde yeniden yapılanmayan toplulukların faaliyetleri sona erdirilebilecektir.

Topluluklar arasında koordinasyon ve iş birliğini geliştirmek amacıyla Öğrenci Toplulukları Konseyi oluşturulabilecektir. Konsey, aktif öğrenci topluluklarının temsilcilerinden oluşacak ve toplulukların ortak ihtiyaçlarını, sorunlarını ve önerilerini üniversite yönetimine iletecektir.

Konsey; ortak etkinliklerin planlanması, topluluklar arası kaynak paylaşımı, öğrenci toplulukları haftası, gönüllülük programları ve üniversite genelini ilgilendiren öğrenci faaliyetlerinin koordinasyonunda görev alabilecektir.

Öğrenci Toplulukları Konseyi, üniversitenin resmî karar organlarının yerine geçmeyecek; öğrencilerin görüşlerini katılımcı bir mekanizma üzerinden ifade etmelerini sağlayan danışma ve koordinasyon platformu olarak faaliyet gösterecektir.

Konseyin yönetim yapısı, temsil esasları ve görev süresi ayrı çalışma kurallarıyla belirlenecektir. Farklı faaliyet alanlarının ve öğrenci gruplarının dengeli biçimde temsil edilmesine dikkat edilecektir.

TJU’nun kuruluş ve gelişim döneminde öğrenci toplulukları, üniversitenin akademik önceliklerini ve kurumsal kimliğini destekleyecek şekilde kademeli olarak oluşturulmalıdır. Bu kapsamda Yapay Zeka ve Veri Bilimi Topluluğu, Robotik ve Otonom Sistemler Topluluğu, Deprem ve Afet Farkındalığı Topluluğu, Enerji ve Sürdürülebilirlik Topluluğu, İleri Malzemeler ve Üretim Topluluğu ile Girişimcilik ve İnovasyon Topluluğu kurulabilecek öncelikli akademik ve teknolojik yapılar arasında yer almaktadır.

Türkiye–Japonya Kültür ve Dostluk Topluluğu, Japonca Konuşma ve Kültür Topluluğu, Uluslararası Öğrenciler Topluluğu ve Kültürlerarası İletişim Topluluğu üniversitenin uluslararası ve iki uluslu kimliğini destekleyecektir.

Müzik, tiyatro, sinema ve fotoğrafçılık toplulukları öğrencilerin kültürel ve sanatsal gelişimlerine katkıda bulunurken; doğa sporları, koşu, masa tenisi, satranç ve benzeri topluluklar kampüs yaşamının sosyal ve sportif yönünü güçlendirecektir.

Bilim İletişimi ve Gönüllülük Topluluğu, Sosyal Sorumluluk Topluluğu ve Çevre Topluluğu ise üniversitenin toplumsal katkı ve sürdürülebilirlik hedeflerini öğrenci faaliyetlerine yansıtacaktır.

Topluluk sayısının kuruluş döneminde kontrolsüz biçimde artırılması yerine, güçlü ve sürdürülebilir çekirdek toplulukların oluşturulması esas alınmalıdır. Öğrenci sayısı, ilgi alanları ve kurumsal kapasite geliştikçe yeni toplulukların kurulmasına imkan verilmelidir.

TJU’da öğrenci toplulukları, üniversite yaşamının tamamlayıcı ve stratejik bir unsuru olarak değerlendirilmelidir. Bu yapılar, öğrencilerin ders dışındaki zamanlarını değerlendirdikleri sosyal oluşumların ötesinde; liderlik, proje geliştirme, bilimsel merak, girişimcilik, kültürlerarası iletişim ve toplumsal sorumluluk becerilerinin geliştirildiği uygulamalı öğrenme ortamları olarak tasarlanmalıdır.

Öğrenci topluluklarının güçlü bir kurumsal yapıya kavuşması; açık kuruluş kuralları, demokratik yönetim süreçleri, etkin akademik danışmanlık, şeffaf mali sistem, yeterli fiziki altyapı ve düzenli performans değerlendirmesiyle mümkün olacaktır. Üniversite yönetimi, toplulukların faaliyetlerini aşırı bürokratik süreçlerle sınırlandırmamalı; ancak akademik, etik, mali ve güvenlik sorumluluklarının yerine getirilmesini sağlayacak etkili bir denetim sistemi oluşturmalıdır.

TJU’nun öğrenci toplulukları sistemi, Türkiye ve Japonya’dan öğrencilerin birlikte üretmelerini, ortak projeler geliştirmelerini ve birbirlerinin kültürlerini yakından tanımalarını sağlayan özgün bir model olarak yapılandırılmalıdır. Bu yaklaşım sayesinde öğrenci toplulukları, TJU’nun uluslararası, araştırma odaklı ve yenilikçi üniversite kimliğini öğrencilerin günlük kampüs yaşamına yansıtan temel yapılardan biri haline gelecektir.