Bu dokümanın amacı, Türk–Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi bünyesinde oluşturulacak bilim ve proje takımlarının kuruluş, yönetim, akademik danışmanlık, finansman, altyapı kullanımı, performans değerlendirmesi ve sürdürülebilirlik süreçlerine ilişkin temel çerçeveyi belirlemektir. Bilim ve proje takımları; öğrencilerin akademik programlarda edindikleri kuramsal bilgileri uygulamaya dönüştürmelerini, araştırma ve teknoloji geliştirme süreçlerine aktif olarak katılmalarını ve disiplinlerarası ekipler içinde çalışma deneyimi kazanmalarını sağlayan proje odaklı yapılardır.

Bu çerçeve; lisans ve lisansüstü öğrencilerinin katılımıyla oluşturulacak araştırma takımlarını, teknoloji geliştirme ekiplerini, ulusal ve uluslararası yarışmalara hazırlanan öğrenci takımlarını, sosyal yenilik ve sürdürülebilirlik projelerini yürüten ekipleri ve Türkiye–Japonya ortak öğrenci proje gruplarını kapsamaktadır. Takımların faaliyetleri akademik birimler, araştırma merkezleri, laboratuvarlar, teknopark, teknoloji transfer birimi ve sanayi ortaklarıyla koordinasyon içinde yürütülecektir.

Bilim ve proje takımlarının temel amacı yalnızca yarışmalara katılmak veya belirli bir prototip geliştirmek olmayacaktır. Bu yapılar aracılığıyla öğrencilerin bilimsel araştırma yöntemlerini kullanmaları, gerçek problemlere çözüm üretmeleri, başarısızlık ve yeniden tasarım süreçlerini deneyimlemeleri, zaman ve bütçe yönetimi yapmaları, teknik rapor hazırlamaları ve araştırma sonuçlarını etkili biçimde sunmaları hedeflenecektir.

TJU’nun bilim ve proje takımları sistemi; araştırma odaklılık, uygulamalı öğrenme, disiplinlerarası çalışma, öğrenci liderliği, akademik rehberlik, etik sorumluluk, güvenli çalışma ve ölçülebilir çıktı üretme ilkeleri üzerine kurulacaktır. Takımlar, üniversitenin eğitim ve araştırma misyonunu destekleyen tamamlayıcı akademik yapılar olarak değerlendirilecektir.

Proje takımlarının çalışmaları, öğrencilerin ders yükümlülüklerinden tamamen bağımsız sosyal faaliyetler olarak değil, akademik öğrenme süreçlerini destekleyen uygulamalı deneyimler olarak ele alınacaktır. Uygun görülen durumlarda takım çalışmaları; bitirme projeleri, araştırma uygulamaları, staj faaliyetleri, bağımsız çalışma dersleri veya proje temelli derslerle ilişkilendirilebilecektir.

Takımların öğrenci inisiyatifiyle kurulması ve öğrenci liderliğiyle faaliyet göstermesi esas olacaktır. Bununla birlikte teknik doğruluk, güvenlik, kaynak kullanımı, etik kurallar ve proje çıktılarının kalitesi açısından akademik danışmanlık ve kurumsal gözetim sağlanacaktır. Öğrencilerin karar alma ve uygulama sorumluluğu korunurken, yüksek riskli teknik süreçlerde gerekli uzman kontrolü uygulanacaktır.

Bilim ve proje takımları, öğrenci topluluklarından amaç, çalışma yöntemi ve çıktı beklentisi bakımından farklılaşmaktadır. Öğrenci toplulukları daha geniş katılımlı akademik, kültürel, sosyal veya sportif faaliyetler yürütürken, bilim ve proje takımları belirli bir araştırma sorusu, teknoloji, ürün, yarışma veya toplumsal problem etrafında oluşturulan hedef ve sonuç odaklı yapılardır.

Bir bilim ve proje takımında görev dağılımı, proje takvimi, teknik hedefler, iş paketleri, bütçe, riskler ve beklenen çıktılar önceden tanımlanacaktır. Takımların çalışmalarının belirli bir süre sonunda prototip, yazılım, bilimsel yayın, teknik rapor, patent başvurusu, yarışma derecesi, sosyal etki veya benzeri somut sonuçlara dönüşmesi beklenecektir.

Öğrenci toplulukları, bilim ve proje takımlarının kurulmasını destekleyebilir ve bünyelerinde birden fazla takım oluşturabilir. Örneğin Robotik ve Otonom Sistemler Topluluğu altında insansız hava aracı, mobil robot, otonom kara aracı veya endüstriyel robot takımları kurulabilecektir. Ancak her takımın kendi proje planına, akademik danışmanına, bütçesine ve performans hedeflerine sahip olması gerekecektir.

TJU bünyesinde araştırma takımları, teknoloji geliştirme takımları, yarışma takımları, toplumsal etki takımları ve Türkiye–Japonya ortak proje takımları oluşturulabilecektir. Her takım, üniversitenin akademik öncelikleri ve mevcut altyapısı doğrultusunda belirli bir odak alanında faaliyet gösterecektir.

Araştırma takımları, belirli bir bilimsel problem veya araştırma sorusu üzerinde çalışan öğrenci ve akademisyenlerden oluşacaktır. Bu takımlar deney tasarımı, veri toplama, analiz, modelleme, literatür incelemesi ve bilimsel raporlama süreçlerini yürütebilecektir. Araştırma takımlarının çalışmaları bildiri, makale, poster sunumu veya araştırma raporu gibi bilimsel çıktılara dönüştürülebilecektir.

Teknoloji geliştirme takımları, yeni bir ürün, yazılım, sistem veya prototip geliştirmeye odaklanacaktır. Bu takımlar yapay zeka, robotik, enerji, akıllı üretim, ileri malzemeler, afet teknolojileri, sensör sistemleri ve dijital çözümler gibi alanlarda faaliyet gösterebilecektir.

Yarışma takımları, ulusal ve uluslararası bilim ve teknoloji yarışmalarına katılmak amacıyla oluşturulacaktır. Bu takımların yalnızca yarışma takvimine göre değil, uzun vadeli teknik kapasite geliştirme hedefleri doğrultusunda çalışması sağlanacaktır. Yarışma sonrası kazanılan bilgi, deneyim ve teknik altyapının yeni öğrencilere aktarılması, takımın sürdürülebilirliği açısından temel bir gereklilik olacaktır.

Toplumsal etki takımları; afet farkındalığı, sürdürülebilirlik, çevre, erişilebilirlik, eğitim teknolojileri ve toplumsal sorunlara yönelik yenilikçi çözümler geliştirebilecektir. Bu takımların başarıları yalnızca teknik çıktılarla değil, ulaştıkları hedef gruplar ve oluşturdukları toplumsal fayda üzerinden de değerlendirilecektir.

Türkiye–Japonya ortak proje takımları ise TJU öğrencileri ile Japon üniversitelerindeki öğrencileri aynı proje kapsamında bir araya getirecektir. Bu takımlar çevrim içi veya hibrit çalışma modelleriyle ortak araştırma, tasarım, prototip geliştirme ve yarışma faaliyetleri yürütebilecektir.

TJU’da kurulacak takımların öncelikli olarak üniversitenin akademik programları ve araştırma alanlarıyla ilişkilendirilmesi öngörülmektedir. Yapay zeka, veri bilimi, robotik, deprem ve afet bilimleri, enerji sistemleri, ileri malzemeler, akıllı üretim, sürdürülebilirlik ve dijital teknolojiler başlangıç dönemindeki öncelikli alanlar arasında yer alacaktır.

Yapay zeka ve veri bilimi takımları; görüntü işleme, doğal dil işleme, büyük veri analitiği, makine öğrenmesi, siber güvenlik ve dijital ikiz teknolojileri üzerinde çalışabilecektir. Robotik ve otonom sistemler takımları, insansız hava ve kara araçları, arama-kurtarma robotları, mobil sistemler ve insan-robot etkileşimi konularına odaklanabilecektir.

Deprem ve afet teknolojileri takımları; erken uyarı sistemleri, yapı sağlığı izleme, afet modelleme, dirençli şehirler, arama-kurtarma sistemleri ve afet sonrası iletişim çözümleri geliştirebilecektir. Bu takımların Türkiye ve Japonya’nın deprem ve afet yönetimi alanındaki deneyimlerinden yararlanması sağlanacaktır.

Enerji ve sürdürülebilirlik takımları; yenilenebilir enerji, hidrojen teknolojileri, enerji depolama, akıllı şebekeler, enerji verimliliği ve karbon azaltımı konularında proje geliştirebilecektir. İleri malzemeler ve üretim takımları ise kompozitler, nanomalzemeler, katmanlı imalat, malzeme karakterizasyonu ve akıllı üretim teknolojileri alanlarında çalışabilecektir.

Bir bilim veya proje takımının kurulması, öğrenci veya akademisyenler tarafından hazırlanacak yazılı proje önerisiyle gerçekleştirilecektir. Kuruluş başvurusunda takımın adı, amacı, çalışma alanı, teknik hedefleri, proje süresi, ekip yapısı, akademik danışmanı, ihtiyaç duyulan bütçe, laboratuvar ve ekipman gereksinimleri ile beklenen çıktılar açık biçimde belirtilecektir.

Başvurular, Bilim ve Proje Takımları Koordinasyon Birimi tarafından ön değerlendirmeye alınacaktır. Teknik ve akademik içeriğin incelenmesi için ilgili fakülte, bölüm, araştırma merkezi veya uzman öğretim üyelerinden görüş alınabilecektir. Yüksek maliyetli veya yüksek riskli projeler için ek fizibilite ve güvenlik değerlendirmesi yapılacaktır.

Uygun görülen takımlara başlangıç aşamasında geçici proje statüsü verilebilecektir. Bu dönemde takımın teknik ilerlemesi, üye devamlılığı, kaynak kullanımı ve proje yönetim kapasitesi değerlendirilecektir. Başarılı bulunan takımlar sürekli veya çok yıllı takım statüsüne geçirilebilecektir.

Benzer hedeflere sahip birden fazla takımın kurulması yerine, öğrencilerin ortak bir yapı altında bir araya getirilmesi teşvik edilecektir. Böylece laboratuvar, ekipman, danışmanlık ve finansman kaynaklarının parçalı ve verimsiz kullanımının önüne geçilecektir.

Her bilim ve proje takımında takım lideri, teknik liderler, proje yönetimi sorumlusu, mali ve lojistik sorumlusu, iletişim sorumlusu ve proje ihtiyacına göre alt ekipler oluşturulabilecektir. Görevlerin takım üyelerinin uzmanlıkları ve proje ihtiyaçları doğrultusunda açık biçimde tanımlanması sağlanacaktır.

Takım lideri, projenin genel koordinasyonundan ve takımın üniversite birimleriyle ilişkilerinden sorumlu olacaktır. Takım lideri bütün teknik ve idari kararları tek başına almayacak, kararların ilgili çalışma grupları ve akademik danışmanla birlikte değerlendirilmesini sağlayacaktır.

Teknik alt ekipler; yazılım, elektronik, mekanik tasarım, malzeme, enerji sistemleri, veri analizi veya benzeri çalışma alanlarına göre oluşturulabilecektir. Her alt ekibin kendi hedefleri, teslim tarihleri ve sorumluları bulunacaktır. Alt ekiplerin çalışmaları düzenli teknik toplantılarla koordine edilecektir.

Proje yönetimi sorumlusu, iş paketlerinin takibi, zaman planlaması, risk yönetimi ve proje belgelerinin hazırlanmasından sorumlu olacaktır. Mali ve lojistik sorumlusu bütçe takibi, satın alma talepleri, malzeme yönetimi ve seyahat organizasyonlarını koordine edecektir. İletişim sorumlusu ise takımın rapor, sunum, tanıtım ve dış paydaş iletişimini yürütecektir.

Bilim ve proje takımlarına katılım gönüllülük esasına dayanacaktır. Takımlar, yalnızca belirli bir programın öğrencilerine kapalı yapılar olmayacak; proje ihtiyacına göre farklı bölümlerden ve eğitim düzeylerinden öğrencilerin katılımına açık olacaktır.

Takıma kabul süreci şeffaf ve objektif ölçütlere dayanacaktır. Öğrencilerin teknik bilgi düzeyleri, öğrenme motivasyonları, takım çalışmasına yatkınlıkları, zaman ayırma kapasiteleri ve proje alanına ilgileri birlikte değerlendirilecektir. Yeni öğrenciler için yalnızca mevcut bilgi düzeyi değil, öğrenme isteği ve gelişim potansiyeli de dikkate alınacaktır.

Takımların yalnızca deneyimli öğrencilerden oluşması yerine, yeni başlayan öğrencilerin yetiştirilmesine yönelik kademeli katılım modeli uygulanacaktır. Aday üyeler belirli bir oryantasyon ve temel eğitim sürecinden geçirilecek, daha sonra uygun alt ekiplere dahil edilecektir.

Takım üyelerinin proje takvimine uygun çalışmaları, toplantılara düzenli katılmaları, görevlerini zamanında tamamlamaları ve güvenlik kurallarına uymaları beklenecektir. Uzun süre katkı sağlamayan üyelerin takım içindeki görevleri yeniden değerlendirilebilecektir.

Her bilim ve proje takımına, takımın faaliyet alanında uzman bir akademik danışman atanacaktır. Akademik danışman; projenin bilimsel ve teknik niteliğini değerlendirecek, takımın araştırma yöntemleri ve mühendislik süreçleri konusunda doğru yönlendirilmesini sağlayacak ve güvenlik açısından riskli uygulamaları denetleyecektir.

Danışman, öğrencilerin yerine projeyi yürüten kişi olmayacak; öğrenci liderliğini ve bağımsız problem çözme becerisini destekleyen bir rehber olarak görev yapacaktır. Teknik kararların öğrenciler tarafından tartışılması ve geliştirilmesi teşvik edilirken, bilimsel hata, güvenlik riski veya kaynak kaybı doğurabilecek durumlarda danışman müdahalesi sağlanacaktır.

Disiplinlerarası projelerde birden fazla akademik danışman görevlendirilebilecektir. Örneğin yapay zeka destekli bir arama-kurtarma robotu projesinde bilgisayar bilimi, elektronik, mekanik ve afet bilimleri alanlarından akademisyenler ortak danışman olarak görev yapabilecektir.

Sanayi kuruluşlarından veya araştırma kurumlarından uzmanlar proje mentoru olarak sürece dahil edilebilecektir. Bu uzmanlar teknik danışmanlık, tasarım değerlendirmesi, üretim süreçleri ve sektör beklentileri konusunda takımlara destek sağlayabilecektir.

Takımların üniversite düzeyindeki koordinasyonunu sağlamak amacıyla Bilim ve Proje Takımları Koordinasyon Birimi oluşturulacaktır. Bu birim, takım başvurularını değerlendirecek, proje takvimlerini izleyecek, bütçe ve altyapı taleplerini koordine edecek ve takımların yıllık performansını değerlendirecektir.

Koordinasyon Birimi; fakülteler, Fen ve Teknoloji Enstitüsü, araştırma merkezleri, laboratuvarlar, Öğrenci Koordinasyon Ofisi, teknoloji transfer birimi, kariyer merkezi ve teknopark ile yakın iş birliği içinde çalışacaktır. Takımların akademik faaliyetlerle, araştırma projeleriyle ve sanayi iş birlikleriyle ilişkilendirilmesi bu birimin temel sorumlulukları arasında yer alacaktır.

Birim, takım liderleri ve üyeleri için proje yönetimi, araştırma yöntemleri, bütçe hazırlama, güvenlik, fikrî mülkiyet, bilimsel etik ve teknik raporlama eğitimleri düzenleyecektir. Özellikle yeni kurulan takımların bu eğitimleri tamamlaması, proje desteğinden yararlanmanın ön koşullarından biri haline getirilebilecektir.

Koordinasyon Birimi tarafından takımlara ait proje belgelerinin, bütçe kayıtlarının, takım üyeliklerinin ve performans verilerinin takip edileceği bir dijital yönetim sistemi oluşturulacaktır.

Her takım, çalışmalarına başlamadan önce ayrıntılı bir proje planı hazırlayacaktır. Proje planında amaç, kapsam, teknik hedefler, yöntem, iş paketleri, zaman çizelgesi, sorumlular, bütçe, riskler ve beklenen çıktılar yer alacaktır.

Projeler, ölçülebilir kilometre taşlarına ayrılacaktır. Tasarım tamamlanması, ilk prototip, yazılım testi, laboratuvar doğrulaması, saha deneyi ve nihai ürün gibi aşamalar proje takvimi içinde açık biçimde tanımlanacaktır. Her kilometre taşında elde edilen sonuçlar akademik danışman ve ilgili koordinasyon birimi tarafından değerlendirilecektir.

Takımların geliştirdikleri sistemleri doğrudan nihai ürün olarak ele almaları yerine, tasarım, prototipleme, test, hata analizi ve iyileştirme döngülerini uygulamaları beklenecektir. Başarısız denemeler, gerekli şekilde belgelendiği ve öğrenme sürecine dönüştürüldüğü takdirde proje gelişiminin doğal bir parçası olarak değerlendirilecektir.

Proje sürecinde yapılan bütün teknik değişiklikler, test sonuçları ve tasarım kararları kayıt altına alınacaktır. Bu belgeler hem kurumsal hafızanın oluşturulması hem de takımın sonraki üyelerine bilgi aktarımı açısından önem taşıyacaktır.

Bilim ve proje takımları, üniversitenin laboratuvar, atölye ve ortak çalışma alanlarından belirlenen kurallar çerçevesinde yararlanabilecektir. Kullanılacak alan ve ekipmanlar, projenin teknik ihtiyaçları ve risk düzeyi dikkate alınarak ilgili laboratuvar sorumlusu tarafından onaylanacaktır.

Takım üyeleri, laboratuvar veya teknik ekipman kullanmadan önce gerekli iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini tamamlamak zorunda olacaktır. Kimyasal maddeler, yüksek gerilim, yüksek sıcaklık, basınçlı sistemler, ağır makineler, lazerler ve insansız araçlar gibi yüksek riskli unsurların kullanımı özel izin ve uzman gözetimine tabi olacaktır.

Laboratuvar ekipmanlarının yalnızca yetkilendirilmiş öğrenciler tarafından kullanılması sağlanacaktır. Ekipmanların izinsiz kullanılması, laboratuvar dışına çıkarılması veya amacı dışında kullanılması mümkün olmayacaktır. Takımlar kullandıkları cihaz ve alanların korunmasından ve düzenli bırakılmasından sorumlu olacaktır.

Ortak kullanımda bulunan laboratuvar ve atölyelerin tahsisi, akademik araştırmalar ve eğitim faaliyetleriyle çakışmayacak biçimde planlanacaktır. Yoğun talep bulunan dönemlerde proje önceliği, takvim, güvenlik ve akademik çıktı potansiyeli dikkate alınarak kullanım planlaması yapılacaktır.

Bilim ve proje takımları üniversite içi proje destekleri, yarışma ve seyahat fonları, sponsorluklar, araştırma projeleri, bağışlar ve ayni katkılar yoluyla desteklenebilecektir. Her takım bütçe talebini ayrıntılı gerekçeler, fiyat araştırmaları ve proje takvimiyle birlikte sunacaktır.

Finansman kararlarında projenin bilimsel ve teknolojik niteliği, uygulanabilirliği, öğrenci gelişimine katkısı, beklenen çıktıları, takımın önceki performansı ve üniversitenin stratejik öncelikleri dikkate alınacaktır. Yüksek maliyetli projeler aşamalı olarak desteklenebilecek ve bir sonraki finansman dilimi belirli teknik hedeflerin tamamlanmasına bağlanabilecektir.

Bütün satın alma ve harcama işlemleri üniversitenin mali sistemi üzerinden gerçekleştirilecektir. Takımların üniversite kayıtları dışında gelir toplaması, ödeme yapması veya satın alma gerçekleştirmesi mümkün olmayacaktır.

Takımlar tarafından satın alınan cihaz, malzeme ve ekipmanlar üniversite envanterine kaydedilecektir. Proje tamamlandıktan sonra kullanılabilir durumdaki ekipmanlar yeni projelerde veya ilgili laboratuvarlarda değerlendirilecektir.

Takımlar, projelerinin teknik veya mali ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla sanayi kuruluşlarıyla iş birliği geliştirebilecektir. Bu iş birlikleri sponsorluk, malzeme desteği, teknik danışmanlık, üretim desteği, test hizmeti veya staj ve mentorluk imkanı şeklinde gerçekleştirilebilecektir.

Sponsorluk ilişkileri üniversitenin kurumsal değerlerine, etik ilkelerine ve ilgili mevzuata uygun olmak zorundadır. Sponsor kuruluşlar takımın akademik ve teknik kararları üzerinde doğrudan kontrol sahibi olamayacak ve proje sonuçlarının kullanımına ilişkin haklar açık protokollerle düzenlenecektir.

Türk ve Japon şirketlerinin ortak desteğiyle yürütülecek projeler, TJU’nun iki ülke arasındaki bilim ve teknoloji iş birliği misyonuna önemli katkı sağlayabilecektir. Özellikle otomotiv, enerji, robotik, elektronik, malzeme ve afet teknolojileri alanlarında ortak öğrenci projeleri geliştirilebilecektir.

Sanayi iş birliklerinin yalnızca mali destek sağlamaya indirgenmemesi; öğrencilerin gerçek mühendislik problemleriyle karşılaşmalarını, sektör standartlarını öğrenmelerini ve profesyonel çalışma kültürü kazanmalarını sağlayacak şekilde yapılandırılması hedeflenecektir.

Bilim ve proje takımları ulusal ve uluslararası teknoloji, mühendislik, tasarım, girişimcilik ve bilim yarışmalarına katılabilecektir. Yarışmalara katılım kararı, yarışmanın akademik niteliği, takımın hazırlık düzeyi, bütçe ihtiyacı ve üniversitenin stratejik öncelikleri doğrultusunda değerlendirilecektir.

Yarışma takımlarının çalışmaları yalnızca kısa vadeli derece hedeflerine bağlanmayacaktır. Yarışma sürecinde edinilen teknik bilgi, proje yönetimi becerisi, uluslararası deneyim ve oluşturulan altyapının sonraki yıllarda sürdürülebilir biçimde kullanılması esas olacaktır.

Takımlar, yarışma sonrasında teknik ve mali sonuç raporu hazırlayacaktır. Raporda yarışma performansı, elde edilen kazanımlar, karşılaşılan sorunlar, geliştirilen sistemin mevcut durumu ve gelecek dönem için öneriler yer alacaktır.

Yarışma dereceleri önemli bir başarı göstergesi olmakla birlikte, değerlendirme yalnızca sıralama sonucuna göre yapılmayacaktır. Teknik gelişim, yenilikçi çözüm, bilimsel yöntem kullanımı, takım çalışması ve kurumsal temsil kalitesi de dikkate alınacaktır.

Bilim ve proje takımlarının bütün faaliyetlerinde araştırma etiği, akademik dürüstlük, doğruluk, şeffaflık ve sorumlu bilim ilkeleri esas olacaktır. Veri uydurma, veri değiştirme, intihal, kaynak göstermeden içerik kullanma veya başkalarının katkılarını sahiplenme kabul edilmeyecektir.

Proje verileri doğru ve izlenebilir biçimde kaydedilecek; başarısız deneyler veya olumsuz sonuçlar gizlenmeyecektir. Teknik raporlarda kullanılan kaynaklar, yazılımlar, tasarımlar ve dış katkılar açık biçimde belirtilecektir.

İnsan katılımcıları, kişisel verileri, hayvan deneylerini veya çevresel riskleri içeren projeler, ilgili etik kurul ve izin süreçlerine tabi olacaktır. Gerekli etik izinler alınmadan veri toplama veya deney faaliyetine başlanmayacaktır. Takım üyelerinin katkıları düzenli olarak kayıt altına alınacak; yayın, patent, yarışma başvurusu ve sunumlarda isim sıralaması gerçek katkı düzeylerine göre belirlenecektir.

Bilim ve proje takımlarının geliştirdiği buluşlar, yazılımlar, tasarımlar, prototipler ve diğer yenilikçi çıktılar üniversitenin fikrî mülkiyet politikası kapsamında değerlendirilecektir. Proje başlangıcında fikrî mülkiyet potansiyeli taşıyan çalışmalar belirlenerek gerekli gizlilik ve kayıt süreçleri uygulanacaktır.

Takım üyelerinin, akademik danışmanların, sponsor kuruluşların ve dış uzmanların katkıları proje sürecinde belgelenmelidir. Buluş sahipliği ile üniversitenin mali ve kurumsal hakları birbirinden ayrıştırılarak ilgili mevzuat ve protokoller doğrultusunda yönetilecektir.

Patent veya faydalı model başvurusu yapılmadan önce proje sonuçlarının kamuya açık biçimde paylaşılması, yarışmalarda sergilenmesi veya sosyal medyada yayımlanması konusunda teknoloji transfer biriminin görüşü alınacaktır.

Takımların geliştirdiği çıktıların ticarileştirilme potansiyeli bulunması halinde teknoloji transfer birimi, teknopark ve girişimcilik mekanizmaları aracılığıyla öğrencilere patentleme, lisanslama ve şirketleşme desteği sağlanabilecektir.

TJU bilim ve proje takımlarının ayırt edici özelliklerinden biri, Japon üniversiteleri ve araştırma kuruluşlarıyla ortak öğrenci projeleri geliştirmesi olacaktır. Ortak takımlar, Türkiye ve Japonya’dan öğrencilerin aynı teknik veya bilimsel problem üzerinde birlikte çalışmalarına imkan sağlayacaktır.

Ortak projelerde görev dağılımı, çalışma dili, veri paylaşımı, toplantı takvimi, fikrî mülkiyet hakları ve bütçe sorumlulukları proje başlamadan önce belirlenmelidir. Çevrim içi toplantılar, ortak dijital çalışma ortamları ve karşılıklı kısa süreli ziyaretler yoluyla süreklilik sağlanacaktır.

Türk ve Japon öğrencilerin farklı mühendislik yaklaşımlarını ve çalışma kültürlerini bir araya getirmesi, projelerin teknik niteliğinin yanı sıra öğrencilerin kültürlerarası iletişim ve uluslararası takım çalışması becerilerini de geliştirecektir. Ortak projelerin Japon üniversitelerindeki laboratuvarlardan, Japon şirketlerinin teknik uzmanlığından ve TJU’nun Türkiye’deki saha ve uygulama imkanlarından birlikte yararlanması desteklenecektir.

Takım üyelerine yönelik teknik ve yönetsel gelişim programları düzenlenecektir. Bu eğitimler; proje yönetimi, sistem tasarımı, bilimsel araştırma yöntemleri, veri analizi, teknik raporlama, sunum becerileri, bütçe yönetimi, fikrî mülkiyet ve iş sağlığı ve güvenliği konularını kapsayacaktır.

Yeni üyeler için temel oryantasyon programı uygulanacak, deneyimli öğrenciler yeni üyelerin gelişimini destekleyen akran mentoru olarak görevlendirilebilecektir. Böylece takım içindeki bilgi ve deneyimin mezuniyetlerle birlikte kaybolmasının önüne geçilecektir.

Takımların ihtiyaçlarına göre üniversite dışından uzmanların katılımıyla teknik eğitimler ve tasarım inceleme toplantıları düzenlenebilecektir. Japon akademisyenler ve şirket uzmanları tarafından çevrim içi veya yüz yüze eğitimler verilmesi teşvik edilecektir.

Her bilim ve proje takımı, belirlenen teknik, bilimsel ve kurumsal göstergeler üzerinden düzenli olarak değerlendirilecektir. Değerlendirmede yalnızca elde edilen yarışma dereceleri veya geliştirilen prototip sayıları değil, proje planına uyum, takım çalışması, teknik gelişim, araştırma kalitesi, kaynakların etkin kullanımı ve öğrenci kazanımları dikkate alınacaktır.

Bilimsel performans; yayın, bildiri, poster, araştırma raporu ve bilimsel veri çıktıları üzerinden değerlendirilecektir. Teknolojik performans; prototip, yazılım, patent, faydalı model, test başarısı ve teknoloji olgunluk düzeyi gibi göstergelerle izlenecektir.

Eğitsel performans; öğrencilerin kazandığı teknik yetkinlikler, liderlik ve proje yönetimi becerileri, takım içi bilgi aktarımı ve yeni üyelerin yetiştirilmesi üzerinden değerlendirilecektir. Uluslararasılaşma performansı ise Japon ortaklı projeler, uluslararası yarışmalar ve yabancı öğrencilerin katılımı dikkate alınarak ölçülecektir.

Değerlendirme sonuçları, takımın bir sonraki dönem bütçesi, altyapı desteği ve devam statüsünün belirlenmesinde kullanılacaktır. Başarılı takımlara ek destek, tanıtım, ödül ve uluslararası faaliyetlere katılım önceliği verilebilecektir.

Her takım, proje süresince düzenli ilerleme raporları ve proje sonunda nihai sonuç raporu hazırlayacaktır. Raporlarda teknik gelişmeler, bütçe kullanımı, karşılaşılan sorunlar, test sonuçları, takım üyelerinin katkıları ve gelecek dönem önerileri yer alacaktır.

Teknik çizimler, yazılım kodları, deney verileri, üretim dosyaları, test raporları ve diğer proje belgeleri üniversitenin belirlediği güvenli dijital sistemlerde saklanacaktır. Bu belgeler kişisel cihazlara veya bireysel hesaplara bağlı bırakılmayacaktır.

Mezun olan takım üyeleri görevlerini ve sahip oldukları bilgileri yeni üyelere düzenli biçimde devredecektir. Her takım için teknik el kitabı, görev tanımları ve proje geçmişini içeren bir kurumsal hafıza dosyası oluşturulacaktır. Bu yaklaşım sayesinde her akademik yıl aynı başlangıç çalışmalarının tekrar edilmesi önlenecek ve takımların teknik kapasitesi zaman içinde kademeli olarak geliştirilecektir.

Her proje için teknik, mali, operasyonel ve güvenlik risklerini içeren bir risk değerlendirmesi hazırlanacaktır. Risklerin olasılığı ve etkisi değerlendirilecek, gerekli önleyici tedbirler proje planında belirtilecektir.

Saha çalışmaları, test sürüşleri, uçuşlar, kimyasal deneyler ve yüksek riskli teknik faaliyetler için özel izin ve güvenlik planı hazırlanacaktır. Gerekli koruyucu ekipman, sigorta, ulaşım ve acil durum önlemleri sağlanmadan faaliyet başlatılmayacaktır.

Takımların yoğun çalışma dönemlerinde öğrencilerin akademik ve kişisel iyi oluşlarının zarar görmemesine dikkat edilecektir. Görev dağılımı dengeli yapılacak, aşırı çalışma kültürü veya öğrenciler üzerinde baskı oluşturan yönetim biçimleri teşvik edilmeyecektir.

TJU’nun başlangıç döneminde Arama-Kurtarma Robotu Takımı, Yapay Zeka ve Veri Analitiği Takımı, İnsansız Hava Aracı Takımı, Otonom Kara Aracı Takımı, Deprem Erken Uyarı ve Yapı İzleme Takımı, Akıllı Enerji Sistemleri Takımı, Hidrojen ve Enerji Depolama Takımı, İleri Malzemeler ve Katmanlı İmalat Takımı ile Sürdürülebilir Teknolojiler Takımı oluşturulabilir.

Bu takımların tamamının aynı anda kurulması yerine, mevcut öğretim üyesi kapasitesi, öğrenci ilgisi, laboratuvar altyapısı ve finansman imkanları dikkate alınarak kademeli bir gelişim modeli uygulanmalıdır. Başlangıçta az sayıda ancak iyi desteklenen ve sürdürülebilir takımların kurulması, çok sayıda zayıf ve kısa ömürlü takım oluşturulmasından daha etkili olacaktır. İlk takımlar, üniversitenin akademik programları ve araştırma merkezleriyle doğrudan ilişkilendirilmeli; zaman içinde bu takımlardan elde edilen deneyim doğrultusunda yeni alanlara yönelik ekipler oluşturulmalıdır.

TJU’da bilim ve proje takımları, öğrencilerin teorik bilgilerini gerçek araştırma ve mühendislik problemlerine uygulayabildikleri temel deneyim alanlarından biri olmalıdır. Bu takımlar, öğrencilerin yalnızca teknik yetkinliklerini değil, liderlik, iletişim, proje yönetimi, bütçe planlama, takım çalışması ve uluslararası iş birliği becerilerini de geliştirecektir.

Başarılı bir bilim ve proje takımları sistemi; öğrenci inisiyatifi, güçlü akademik danışmanlık, yeterli altyapı, şeffaf finansman, güvenli çalışma koşulları ve düzenli performans değerlendirmesi üzerine kurulmalıdır. Takımların yalnızca yarışma dönemlerinde ortaya çıkan geçici oluşumlar olmaması, her yıl gelişen sürdürülebilir yapılar haline gelmesi sağlanmalıdır.

Türkiye ve Japonya’dan öğrencilerin, akademisyenlerin ve sanayi temsilcilerinin ortak projelerde bir araya gelmesi, TJU’nun özgün akademik kimliğini güçlendirecektir. Bilim ve proje takımları bu yönüyle üniversitenin araştırma, yenilikçilik, teknoloji geliştirme ve Türkiye–Japonya iş birliği hedeflerini öğrenci düzeyinde uygulamaya dönüştüren stratejik yapılar olarak konumlandırılmalıdır.