AKADEMİK KURULLAR VE KOMİSYONLAR YAPILANMA ÇERÇEVESİ

Bu dokümanın amacı, Türk–Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi'nde eğitim, araştırma, akademik insan kaynağı, kalite güvencesi, uluslararasılaşma ve Türkiye–Japonya iş birliği süreçlerini yönlendirmek üzere oluşturulabilecek akademik kurul, komisyon ve danışma yapılarının temel çerçevesini belirlemektir. Akademik kurullar, Üniversitenin bilimsel ve akademik kararlarının kişilere bağlı olmadan, katılımcı, şeffaf, kanıta dayalı ve sürdürülebilir bir yönetişim anlayışıyla alınmasını sağlayan temel kurumsal mekanizmalar olarak değerlendirilecektir.

TJU’nun akademik yönetim sistemi, yürürlükteki yükseköğretim mevzuatında öngörülen zorunlu kurulların yanı sıra Üniversitenin araştırma odaklı, uluslararası ve iki uluslu yapısına cevap verecek danışma ve koordinasyon kurullarını da kapsayacaktır. Bu kapsamda oluşturulacak kurulların görev ve yetkileri açık biçimde tanımlanacak, aynı konularda çalışan kurullar arasında görev tekrarının ortaya çıkması önlenecek ve kararların üniversitenin stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirilmesi sağlanacaktır.

Akademik kurullar yalnızca belirli işlemleri onaylayan biçimsel yapılar olarak değil; üniversitenin akademik gelişimini yönlendiren, riskleri değerlendiren, akademik standartları belirleyen, performansı izleyen ve sürekli iyileştirmeyi destekleyen aktif yönetişim organları olarak faaliyet gösterecektir.

TJU’daki akademik kurulların çalışma düzeni akademik özgürlük, bilimsel liyakat, katılımcılık, şeffaflık, hesap verebilirlik, etik sorumluluk, çeşitlilik ve kurumsal sürdürülebilirlik ilkelerine dayanacaktır. Kurul kararlarında kişisel veya birimsel çıkarların değil, Üniversitenin akademik gelişiminin, bilimsel niteliğinin ve öğrenci yararının esas alınması sağlanacaktır.

Kurullarda Türkiye ve Japonya’dan akademisyenlerin dengeli ve etkin katılımı teşvik edilecektir. Bununla birlikte temsil yapısı yalnızca ülke temelli sayısal dengeye indirgenmeyecek; bilim alanı, akademik deneyim, cinsiyet, kariyer aşaması ve uluslararası birikim gibi unsurlar da dikkate alınacaktır. Özellikle Üniversitenin öncelikli araştırma alanlarında uzmanlığa sahip akademisyenlerin ilgili kurullarda görev almaları sağlanacaktır.

Kurul kararlarının mümkün olduğunca bilimsel veri, akademik performans göstergeleri, öğrenci geri bildirimleri, dış değerlendirme sonuçları ve uluslararası karşılaştırmalar üzerinden alınması esas olacaktır. Kurulların karar alma süreçlerinde çıkar çatışması bulunan üyeler ilgili görüşme ve oylamalara katılmayacaktır.

Üniversite Senatosu, TJU’nun eğitim, öğretim, araştırma ve akademik yapılanmasına ilişkin temel kararların görüşüldüğü en üst akademik organ olacaktır. Senato; Üniversitenin akademik politikalarının belirlenmesi, fakülte ve enstitülerden gelen akademik önerilerin değerlendirilmesi, program açma ve kapatma önerilerinin görüşülmesi, eğitim ve sınav esaslarının belirlenmesi, akademik takvimin onaylanması ve kalite güvencesi kararlarının üniversite düzeyinde bütünleştirilmesinden sorumlu olacaktır.

Senatonun oluşumu ilgili mevzuat ve Üniversitenin kurumsal düzenlemeleri doğrultusunda belirlenecektir. Rektörün başkanlığında rektör yardımcıları, dekanlar, enstitü müdürleri, ilgili akademik birim temsilcileri ve mevzuatta öngörülen diğer üyeler Senatoda yer alabilecektir. TJU’nun iki uluslu yapısı dikkate alınarak Japon akademisyenlerin Senatonun çalışmalarına etkin katılımını sağlayacak temsil veya danışmanlık mekanizmaları oluşturulabilecektir.

Senato, Üniversitenin akademik kimliğini ve uzun vadeli yönelimini belirleyen temel karar organı olarak çalışacaktır. Senato gündemlerinin yalnızca rutin akademik işlemlerden oluşmaması; araştırma politikası, eğitim modeli, uluslararasılaşma, öğretim kalitesi, akademik etik ve akademik insan kaynağı gibi stratejik konuların düzenli olarak görüşülmesi sağlanacaktır.

Senato kararları ilgili akademik ve idari birimlere açık biçimde iletilecek, uygulama sorumluları ve takvimleri belirlenecektir. Stratejik nitelikteki Senato kararlarının uygulanma durumu belirli aralıklarla izlenecek ve gerekli durumlarda Senatoya ilerleme raporu sunulacaktır.

Üniversite Yönetim Kurulu, Üniversitenin akademik kararlarının uygulanmasıyla ilişkili idari ve yönetsel konuları değerlendiren temel kurullardan biri olacaktır. Yönetim Kurulu; fakülte, enstitü ve diğer akademik birimlerden gelen önerileri, akademik kadro planlamasını, kaynak kullanımını, görevlendirmeleri ve Üniversitenin akademik faaliyetlerine ilişkin uygulama kararlarını ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirecektir.

Yönetim Kurulunun çalışmalarında akademik önceliklerle mali ve idari imkanlar arasında denge kurulacaktır. Yeni program, araştırma merkezi, laboratuvar veya akademik kadro önerilerinin yalnızca akademik gereklilik açısından değil, fiziki altyapı, bütçe, insan kaynağı ve sürdürülebilirlik bakımından da incelenmesi sağlanacaktır.

Senato ile Üniversite Yönetim Kurulu arasındaki görev ayrımı açık biçimde korunacaktır. Senato akademik politika ve ilkelere ilişkin kararlar alırken, Yönetim Kurulu bu kararların uygulanmasına yönelik yönetsel, mali ve idari düzenlemeleri değerlendirecektir.

Akademik Planlama ve Gelişim Kurulu, TJU’nun fakülte, enstitü, bölüm, program ve araştırma alanlarının orta ve uzun vadeli gelişimini planlamak amacıyla oluşturulabilecektir. Kurul, Üniversitenin stratejik planı ile akademik büyüme kararları arasında bütünlük sağlayacaktır.

Kurul; yeni akademik birim ve program önerilerini, öğretim üyesi ihtiyacını, öğrenci kontenjanlarını, laboratuvar gereksinimlerini ve araştırma kapasitesini birlikte değerlendirecektir. Yeni programların açılmasında öğrenci talebinin yanı sıra ulusal insan kaynağı ihtiyacı, uluslararası bilimsel gelişmeler, Japonya ile iş birliği imkanları ve mezun istihdam potansiyeli dikkate alınacaktır.

Akademik Planlama ve Gelişim Kurulu, akademik birimlerden gelen önerileri doğrudan onaylayan bir yapı olarak değil, Üniversitenin genel kapasitesi ve öncelikleri açısından değerlendiren bir koordinasyon organı olarak çalışacaktır. Kurulun değerlendirmeleri, gerekli kararların alınması amacıyla Senatoya veya yetkili diğer organlara sunulacaktır.

Kurul, her akademik yıl Üniversitenin akademik kapasitesini gösteren bir gelişim raporu hazırlayabilecektir. Bu raporda mevcut programların durumu, öğretim üyesi-öğrenci oranları, araştırma altyapısı, yeni program ihtiyaçları ve orta vadeli akademik büyüme senaryoları yer alacaktır.

Eğitim ve Öğretim Kurulu, TJU’daki lisans ve lisansüstü eğitim faaliyetlerinin bütünlüğünü, niteliğini ve programlar arası uyumunu sağlamak amacıyla oluşturulabilecektir. Kurul; eğitim politikaları, öğretim yöntemleri, ölçme ve değerlendirme sistemleri, ders yükleri, ortak dersler, akademik danışmanlık ve öğrenci başarısının desteklenmesi gibi konuları değerlendirecektir.

Kurulun temel görevlerinden biri, TJU’nun yenilikçi üç yıllık ve sekiz dönemlik lisans modelinin akademik uygulamasını izlemek olacaktır. Güz, bahar ve yaz dönemlerinden oluşan eğitim yapısının ders, uygulama, laboratuvar, proje ve staj bileşenleri arasındaki bütünlüğü Kurul tarafından düzenli olarak değerlendirilecektir.

Kurul, eğitimde proje tabanlı öğrenme, araştırma temelli öğretim, laboratuvar uygulamaları, dijital öğrenme ve disiplinlerarası derslerin geliştirilmesini destekleyecektir. Derslerin yalnızca kuramsal bilgi aktarımına dayanmaması ve öğrencilerin problem çözme, tasarım, araştırma ve iletişim becerilerini geliştirmesi için akademik birimlere öneriler sunacaktır.

Eğitim ve Öğretim Kurulu, program komiteleri ve müfredat komisyonlarından gelen önerileri değerlendirerek Üniversite düzeyinde ortak standartların oluşturulmasını sağlayacaktır. Kurulun kararları gerekli durumlarda Senatoya sunulacaktır.

Müfredat ve Program Geliştirme Kurulu, Üniversitedeki programların eğitim amaçlarını, mezun yeterliliklerini, ders planlarını ve öğrenme çıktılarını değerlendirmek üzere oluşturulabilecektir. Kurul, yeni programların hazırlanması ve mevcut programların güncellenmesi süreçlerinde akademik standartların korunmasını sağlayacaktır.

Kurul; derslerin kapsamı, kredi yapısı, ön koşulları, zorunlu ve seçmeli ders dengesi, laboratuvar ve proje bileşenleri ile program içindeki yatay ve dikey uyumu inceleyecektir. Ders tekrarlarının azaltılması, programlar arası ortak derslerin geliştirilmesi ve öğrencilerin farklı disiplinlerden ders alabilmelerine imkan sağlanması Kurulun çalışma alanları arasında yer alacaktır.

Programların güncellenmesinde akademik gelişmeler, sanayi ihtiyaçları, mezun ve işveren geri bildirimleri, öğrenci görüşleri ve uluslararası akreditasyon ölçütleri dikkate alınacaktır. Yapay zeka, dijitalleşme, sürdürülebilirlik, araştırma etiği ve girişimcilik gibi ortak yetkinliklerin uygun programlara dahil edilmesi teşvik edilecektir.

Kurul, programlarda yapılan değişikliklerin öğrenci iş yükü, öğretim üyesi kapasitesi ve fiziki altyapı üzerindeki etkilerini de değerlendirecektir. Böylece yalnızca içerik açısından güçlü görünen ancak uygulanabilir olmayan müfredatların oluşturulması önlenecektir.

Lisansüstü Eğitim Kurulu, yüksek lisans ve doktora programlarının akademik standartlarını geliştirmek, programlar arasında koordinasyon sağlamak ve lisansüstü eğitimin araştırma politikasıyla bütünleşmesini desteklemek amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurul; lisansüstü öğrenci kabul ölçütleri, ders yapıları, yeterlik sınavları, tez önerileri, tez izleme süreçleri, danışmanlık standartları ve mezuniyet koşullarını değerlendirecektir. Doktora programlarında öğrencilerin bağımsız araştırma yapma, uluslararası yayın üretme ve bilimsel topluluklara katılma kapasitelerinin geliştirilmesi öncelikli olacaktır.

Türkiye ve Japonya’dan ortak tez danışmanlığı, ortak doktora programları, çift diploma modelleri ve öğrencilerin araştırmalarının bir bölümünü Japon üniversitelerinde yürütmeleri Lisansüstü Eğitim Kurulunun koordinasyonunda geliştirilebilecektir.

Kurul, tez danışmanlarının öğrenci sayısı ve danışmanlık yükünü izleyerek danışmanlık kalitesinin korunmasına katkı sağlayacaktır. Tez süreçlerinin gereksiz biçimde uzaması, öğrenci ilerlemesinin düzenli izlenmemesi veya danışmanlık sorunlarının ortaya çıkması halinde gerekli iyileştirme önerilerini ilgili enstitüye sunacaktır.

Araştırma ve İnovasyon Kurulu, TJU’nun araştırma politikalarını, öncelikli bilim alanlarını ve yenilikçilik hedeflerini belirlemek amacıyla oluşturulabilecek üst düzey akademik yapılardan biri olacaktır. Kurul, Üniversitenin araştırma kapasitesinin sistematik biçimde geliştirilmesi ve araştırma kaynaklarının stratejik alanlara yönlendirilmesi için öneriler hazırlayacaktır.

Kurul; deprem ve afet bilimleri, yapay zeka ve dijital teknolojiler, enerji sistemleri, sürdürülebilirlik, ileri malzemeler, robotik ve akıllı üretim gibi öncelikli alanlardaki araştırma gelişimini izleyecektir. Yeni araştırma alanlarının belirlenmesinde ulusal ihtiyaçlar, Japonya’nın bilimsel ve teknolojik kapasitesi, küresel eğilimler ve Üniversitenin mevcut akademik yetkinlikleri birlikte değerlendirilecektir.

Araştırma ve İnovasyon Kurulu, büyük ölçekli ulusal ve uluslararası araştırma projelerinin geliştirilmesini, disiplinlerarası araştırma gruplarının kurulmasını ve ortak laboratuvarların oluşturulmasını teşvik edecektir. Kurul aynı zamanda araştırma sonuçlarının patent, lisans, prototip, girişim veya kamu politikası çıktısına dönüştürülmesini destekleyecektir.

Kurul, Üniversitenin yıllık araştırma performansını değerlendiren bir rapor hazırlayabilecektir. Raporda yayınlar, atıflar, proje bütçeleri, patentler, araştırma ortaklıkları, doktora mezunları ve toplumsal etki göstergeleri birlikte ele alınacaktır.

Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, Üniversite içi araştırma kaynaklarıyla desteklenecek projelerin değerlendirilmesi, seçilmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılmasından sorumlu olacaktır. Komisyon, proje desteklerinin bilimsel liyakat, özgünlük, uygulanabilirlik ve beklenen etki temelinde dağıtılmasını sağlayacaktır.

Komisyon; başlangıç araştırma desteği, disiplinlerarası proje desteği, doktora araştırma desteği, Türkiye–Japonya ortak araştırma desteği, araştırma altyapısı desteği ve toplumsal etki projeleri gibi farklı programlar oluşturabilecektir.

Proje değerlendirmelerinde alan uzmanı bağımsız hakemlerden görüş alınacak, çıkar çatışması bulunan kişilerin değerlendirme süreçlerine katılması önlenecektir. Yüksek bütçeli projeler aşamalı olarak desteklenebilecek ve sonraki bütçe dilimleri belirli araştırma hedeflerinin gerçekleştirilmesine bağlanabilecektir.

Komisyon, yalnızca proje başlangıcında destek kararı veren bir yapı olarak çalışmayacak; projelerin bilimsel, mali ve takvimsel ilerlemesini düzenli biçimde izleyecektir. Tamamlanan projelerin yayın, patent, yeni proje başvurusu, araştırmacı yetiştirme veya toplumsal fayda gibi çıktıları değerlendirilecektir.

Araştırma Merkezleri Koordinasyon Kurulu, Üniversite bünyesindeki araştırma merkezlerinin faaliyetlerini koordine etmek, merkezler arası iş birliğini geliştirmek ve kaynak tekrarını önlemek amacıyla kurulabilecektir.

Kurul; araştırma merkezlerinin yıllık faaliyet planlarını, bütçe taleplerini, performans göstergelerini, laboratuvar ihtiyaçlarını ve insan kaynağı planlarını değerlendirecektir. Merkezlerin fakülte ve enstitülerden kopuk bağımsız yapılar haline gelmemesi, akademik programlar ve lisansüstü eğitimle bütünleşmesi sağlanacaktır.

Merkezlerin performansı yalnızca düzenlenen etkinlik veya proje sayısıyla değil, bilimsel çıktı, uluslararası ortaklık, dış kaynaklı fon, öğrenci yetiştirme, sanayi iş birliği ve toplumsal etki üzerinden değerlendirilecektir.

Uzun süre yeterli akademik faaliyet göstermeyen veya kuruluş amacından uzaklaşan merkezlerin yeniden yapılandırılması, başka merkezlerle birleştirilmesi veya faaliyetlerinin sona erdirilmesi konusunda Kurul tarafından öneri hazırlanabilecektir.

Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Kurulu, Üniversitenin eğitim, araştırma, yönetim ve toplumsal katkı süreçlerinde sürekli iyileştirme kültürünün oluşturulmasından sorumlu olacaktır. Kurul, akademik birimlerin kalite hedeflerini belirleyecek, performans verilerini değerlendirecek ve iyileştirme faaliyetlerini izleyecektir.

Kurul; öğrenci memnuniyeti, mezuniyet oranları, öğrenme çıktıları, mezun istihdamı, öğretim kalitesi, araştırma performansı ve uluslararasılaşma göstergelerini birlikte değerlendirecektir. Kalite süreçlerinin yalnızca belge hazırlama ve dış değerlendirme dönemlerinde yürütülen işlemler haline gelmemesi sağlanacaktır.

Uluslararası program akreditasyonları, kurumsal değerlendirmeler ve kalite belgeleri için gerekli hazırlıklar ilgili akademik birimlerle birlikte koordine edilecektir. Programların akreditasyon ölçütlerini kuruluş aşamasından itibaren dikkate almaları teşvik edilecektir.

Kurul, her akademik birim için belirlenen iyileştirme eylemlerinin uygulanmasını takip edecek ve sonuçlarını Üniversite yönetimine raporlayacaktır. Kalite verileri cezalandırıcı bir sıralama aracı olarak değil, gelişim alanlarının belirlenmesini sağlayan kurumsal araçlar olarak kullanılacaktır.

Akademik Atama, Yükseltme ve Değerlendirme Kurulu, öğretim üyelerinin atanması, yükseltilmesi ve akademik performanslarının değerlendirilmesine ilişkin kurumsal ölçütlerin geliştirilmesine katkı sağlayacaktır. Kurul, akademik kadro kararlarının bilimsel liyakat, etik uygunluk ve Üniversitenin stratejik ihtiyaçları temelinde yürütülmesini destekleyecektir.

Değerlendirme ölçütlerinde yalnızca yayın sayısı dikkate alınmayacak; yayınların niteliği, araştırma etkisi, proje geliştirme kapasitesi, doktora danışmanlığı, öğretim kalitesi, uluslararası iş birlikleri, patentler, toplumsal katkı ve kurumsal sorumluluklar birlikte değerlendirilecektir.

Farklı bilim alanlarının yayın, atıf ve proje kültürleri arasında önemli farklılıklar bulunduğu için alan bazlı değerlendirme ölçütleri geliştirilecektir. Aynı sayısal ölçütlerin bütün disiplinlere doğrudan uygulanmasından kaçınılacaktır.

Adaylarla çıkar çatışması bulunan kurul üyeleri ilgili değerlendirmelere katılmayacaktır. Dış değerlendirme gereken durumlarda ulusal ve uluslararası bağımsız akademisyenlerden görüş alınabilecektir.

Kurulun rolü, ilgili mevzuatta yetkili kılınmış jürilerin veya karar organlarının yerine geçmek değil; Üniversite düzeyinde tutarlı akademik standartların geliştirilmesine katkı sağlamak olacaktır.

Akademik Etik Kurulu, Üniversitedeki bilimsel araştırma, yayın, eğitim ve akademik ilişkilerde etik ilkelerin korunmasını sağlamak amacıyla oluşturulacaktır. Kurul; intihal, veri uydurma, veri değiştirme, haksız yazarlık, tekrar yayın, çıkar çatışması ve araştırma kaynaklarının amacı dışında kullanılması gibi konuları değerlendirecektir.

Kurulun inceleme süreçlerinde gizlilik, tarafsızlık, savunma hakkı ve belgeye dayalı karar alma ilkeleri esas olacaktır. Etik ihlal iddiaları kişisel kanaatler üzerinden değil, ilgili belgeler, bilimsel standartlar ve yürürlükteki düzenlemeler doğrultusunda incelenecektir.

Kurul, yalnızca etik ihlal iddialarını değerlendiren bir yapı olarak değil, Üniversitede araştırma dürüstlüğü kültürünü geliştiren önleyici bir mekanizma olarak da çalışacaktır. Akademisyenler ve öğrenciler için araştırma etiği, yayın etiği, yazarlık, veri yönetimi ve çıkar çatışması konularında eğitimler düzenlenecektir.

İnsan katılımcıları, hayvan deneyleri veya özel etik izin gerektiren araştırmalar için ayrı uzman etik kurulları oluşturulabilecektir. Bu kurulların görev alanları Akademik Etik Kurulunun genel görevleriyle karıştırılmayacak biçimde düzenlenecektir.

İnsan Araştırmaları Etik Kurulu, anket, mülakat, gözlem, deneysel uygulama, kullanıcı testi veya kişisel veri içeren araştırmaların etik uygunluğunu değerlendirecektir. Kurul, araştırmaya katılan kişilerin gönüllü onamının alınmasını, kişisel verilerin korunmasını ve katılımcıların fiziksel veya psikolojik zarar görmemesini güvence altına alacaktır.

Kurul başvurularında araştırmanın amacı, yöntemi, katılımcı grubu, veri toplama araçları, riskler, aydınlatılmış onam süreci ve veri güvenliği önlemleri incelenecektir. Gerekli etik onay alınmadan araştırma verisi toplanmasına başlanmayacaktır.

Yapay zeka, büyük veri ve dijital platformlar üzerinden yürütülen araştırmalarda algoritmik önyargı, veri gizliliği, otomatik karar verme ve veri sahipliği gibi yeni etik sorunlar da Kurulun değerlendirme alanı içinde yer alabilecektir.

Yayın, Açık Bilim ve Araştırma Verileri Kurulu, Üniversitenin bilimsel yayın, kurumsal arşiv, açık erişim ve araştırma verilerinin yönetimine ilişkin politikalarını geliştirmek amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurul, akademisyenlerin güvenilir ve nitelikli dergilerde yayın yapmalarını destekleyecek; yağmacı yayıncılık, yanıltıcı yayın uygulamaları ve etik dışı dergi faaliyetleri konusunda bilgilendirme yapacaktır.

Araştırma verilerinin toplanması, saklanması, paylaşılması ve uzun vadeli korunmasına ilişkin standartlar geliştirilecektir. Verilerin mümkün olduğu ölçüde bulunabilir, erişilebilir, birlikte çalışabilir ve yeniden kullanılabilir olması teşvik edilecek; kişisel veri, ticari sır ve fikrî mülkiyet sınırlamaları korunacaktır.

Kurul, Üniversitenin kurumsal akademik arşivinin geliştirilmesini, yayınların açık erişime sunulmasını ve bilimsel çıktıların görünürlüğünün artırılmasını destekleyecektir.

Uluslararası Akademik İş Birliği Kurulu, TJU’nun uluslararasılaşma politikasını ve yabancı üniversitelerle geliştireceği akademik ortaklıkları değerlendirmek amacıyla oluşturulabilecektir. Kurul; ortak ve çift diploma programları, öğrenci ve akademisyen hareketliliği, ortak araştırma projeleri, uluslararası yaz okulları ve akademik ağlara katılım konularında öneriler geliştirecektir.

Yeni iş birlikleri değerlendirilirken ortak kurumun akademik niteliği, araştırma kapasitesi, program uyumu, sürdürülebilirlik ve karşılıklılık ilkeleri dikkate alınacaktır. Yalnızca imzalanan protokol sayısını artırmaya dayalı bir uluslararasılaşma yaklaşımından kaçınılacaktır.

Kurul, mevcut iş birliği anlaşmalarının uygulanma düzeyini düzenli olarak izleyecektir. Öğrenci veya öğretim üyesi hareketliliği, ortak yayın, ortak ders veya proje üretmeyen anlaşmaların devamı yeniden değerlendirilebilecektir. Uluslararası akademik faaliyetlerin vize, maliyet, akademik tanınma, kredi transferi ve öğrenci güvenliği boyutları da ilgili idari birimlerle birlikte ele alınacaktır.

Türkiye–Japonya Ortak Akademik Koordinasyon Kurulu, TJU’nun iki ülke arasındaki akademik iş birliği misyonunun sistematik biçimde uygulanmasını sağlamak amacıyla oluşturulabilecek özgün bir kuruldur. Kurul, Türk ve Japon akademisyenlerin dengeli katılımıyla faaliyet gösterecektir.

Kurul; Japon üniversitelerinin TJU programlarına katkısı, ortak dersler, ortak tez danışmanlığı, öğretim üyesi görevlendirmeleri, araştırma projeleri, laboratuvar iş birlikleri ve öğrenci hareketliliği konularını koordine edecektir.

Japon öğretim üyelerinin TJU’daki görevlerinin yalnızca kısa süreli ders ziyaretlerinden ibaret kalmaması, program geliştirme, araştırma, öğrenci danışmanlığı ve akademik kalite süreçlerine düzenli katılım sağlamaları hedeflenecektir.

Kurul her akademik yıl için Türkiye–Japonya ortak akademik faaliyet planı hazırlayabilecektir. Planda ortak dersler, öğretim üyesi ziyaretleri, öğrenci hareketliliği, ortak projeler ve beklenen çıktılar açık biçimde belirtilecektir.

Kurul, iş birliklerinin karşılıklılık, sürdürülebilirlik ve ölçülebilir çıktı ilkeleri doğrultusunda yürütülmesini izleyecek ve sonuçları Senatoya veya ilgili yönetim organlarına raporlayacaktır.

Fakülte Kurulu, fakültenin eğitim, araştırma ve akademik yapılanmasına ilişkin temel konuları görüşen akademik organ olacaktır. Kurul; bölüm ve programlardan gelen önerileri, ders planlarını, müfredat değişikliklerini, akademik takvime ilişkin uygulamaları, araştırma önceliklerini ve fakültenin gelişim planını değerlendirecektir.

Kurulun başkanlığını dekan yürütecek ve oluşumu ilgili mevzuata göre belirlenecektir. Bölüm başkanları, seçilmiş akademik temsilciler ve gerekli görülen diğer üyeler Kurulda yer alabilecektir.

Fakülte Kurulu, bölümler arasında koordinasyon sağlayacak, ortak ders ve laboratuvar kullanımını planlayacak ve fakültenin eğitim kalitesini izleyecektir. Fakülte düzeyindeki kararların Üniversitenin genel akademik politikalarıyla uyumlu olması sağlanacaktır.

Kurul toplantılarında yalnızca ders açma ve görevlendirme gibi rutin işlemler değil, fakültenin araştırma performansı, öğrenci başarısı, uluslararasılaşması ve akademik insan kaynağı ihtiyaçları da düzenli olarak görüşülecektir.

Fakülte Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu tarafından belirlenen akademik esasların uygulanmasına ilişkin yönetsel ve idari konuları değerlendirecektir. Ders görevlendirmeleri, akademik personel talepleri, öğrenci işlemleri, kaynak kullanımı ve diğer uygulama kararları ilgili mevzuat çerçevesinde ele alınacaktır.

Kurul, fakültenin akademik faaliyetleri ile bütçe, mekan ve insan kaynağı imkanları arasında uyum sağlayacaktır. Bölümlerden gelen taleplerin önceliklendirilmesinde fakültenin stratejik hedefleri ve öğrenci ihtiyaçları dikkate alınacaktır.

Enstitü Kurulu, lisansüstü programların akademik esaslarını değerlendiren temel kurul olacaktır. Kurul; yeni yüksek lisans ve doktora programı önerilerini, ders planlarını, öğrenci kabul ölçütlerini, tez ve yeterlik süreçlerini ve programlar arası koordinasyonu görüşecektir.

Enstitü Kurulu, disiplinlerarası lisansüstü programların fakülteler ve araştırma merkezleriyle bütünleşmesini destekleyecektir. Programların yalnızca ders veren öğretim üyelerinin mevcut ilgi alanlarına göre değil, Üniversitenin araştırma öncelikleri ve bilimsel kapasitesi doğrultusunda geliştirilmesi sağlanacaktır. Kurul, lisansüstü programların öğrenci ilerleme, mezuniyet süresi, yayın üretimi, danışmanlık kapasitesi ve uluslararasılaşma performansını düzenli olarak değerlendirecektir.

Enstitü Yönetim Kurulu, lisansüstü programların öğrenci kabulü, danışman ataması, tez jürileri, yeterlik sınavları, izinler, görevlendirmeler ve mezuniyet süreçlerine ilişkin uygulama kararlarını ilgili düzenlemeler doğrultusunda değerlendirecektir.

Kurul, lisansüstü süreçlerin şeffaf, zamanında ve standart biçimde yürütülmesini sağlayacaktır. Programlar arasında farklı uygulamaların ortaya çıkması halinde ortak ilkeler geliştirilmesi için Enstitü Kuruluna öneriler sunabilecektir.

Bölüm Kurulu, bölümün eğitim, araştırma, akademik personel ve öğrenci faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlayan temel akademik yapıdır. Bölümde görev yapan öğretim üyelerinin katılımıyla çalışan Kurul, ders planlaması, öğretim elemanı görevlendirmesi, araştırma alanları, öğrenci danışmanlığı ve akademik gelişim konularını görüşecektir.

Bölüm Kurulu, yıllık ders açma planını ve öğretim yükü dağılımını dengeli biçimde oluşturacaktır. Öğretim üyelerinin uzmanlıkları ile verdikleri dersler arasında uyum sağlanmasına dikkat edilecektir.

Kurul, bölümün araştırma performansını ve insan kaynağı ihtiyacını da değerlendirecektir. Yeni akademik kadro talepleri, bölümün ders ihtiyacının yanı sıra stratejik araştırma alanları ve lisansüstü danışmanlık kapasitesi dikkate alınarak hazırlanacaktır.

Bölüm Kurulunda genç akademisyenlerin ve gerekli durumlarda araştırma görevlilerinin görüşlerinin alınması teşvik edilecektir. Bölümün uzun vadeli gelişimi yalnızca bölüm başkanının kararlarına bağlı bırakılmayacaktır.

Her lisans veya lisansüstü program için Program Kurulu oluşturulabilecektir. Program Kurulu, programın amaçlarını, mezun yeterliliklerini, ders yapısını ve öğrencilerin akademik gelişimini bütüncül biçimde değerlendirecektir.

Kurulda program koordinatörü, ilgili dersleri veren öğretim üyeleri, kalite temsilcisi ve gerekli durumlarda öğrenci veya dış paydaş temsilcileri yer alabilecektir. Öğrenci temsilcilerinin kişisel öğrenci işlemleri veya gizli değerlendirmeler dışındaki program geliştirme konularına katılımı sağlanabilecektir.

Program Kurulu, ders değerlendirme sonuçlarını, öğrenme çıktılarının gerçekleşme düzeyini, mezun verilerini ve işveren görüşlerini inceleyerek program iyileştirme önerileri hazırlayacaktır.

Kurul, her akademik yıl sonunda program değerlendirme raporu hazırlayacak ve gerekli müfredat değişikliklerini ilgili bölüm ve fakülte kurullarına sunacaktır.

Öğretme ve Öğrenme Kurulu, Üniversitedeki öğretim kalitesini geliştirmek, yenilikçi eğitim yöntemlerini yaygınlaştırmak ve öğretim üyelerinin pedagojik gelişimini desteklemek amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurul; proje tabanlı öğrenme, araştırma temelli eğitim, ters yüz sınıf, dijital öğretim, laboratuvar eğitimi ve ölçme-değerlendirme yöntemleri konusunda kurumsal öneriler geliştirecektir.

Öğretim üyeleri için eğitim tasarımı, İngilizce ders verme, öğrenci katılımı, kapsayıcı öğretim ve dijital araçların kullanımı konularında gelişim programları planlanacaktır. Yeni göreve başlayan öğretim üyeleri için temel öğretim oryantasyonu oluşturulabilecektir.

Kurul, öğrenci ders değerlendirmelerini tek başına öğretim performansının göstergesi olarak kullanmayacak; akran değerlendirmesi, ders dosyaları, öğretim portfolyoları ve öğrenme çıktıları gibi farklı veri kaynaklarının birlikte kullanılmasını önerecektir.

Dijital Eğitim ve Akademik Teknolojiler Kurulu, çevrim içi, hibrit ve teknoloji destekli eğitim faaliyetlerinin akademik standartlarını geliştirmek amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurul; öğrenme yönetim sistemi, çevrim içi ders tasarımı, dijital ölçme ve değerlendirme, yapay zeka araçlarının eğitimde kullanımı, ders kayıtları ve dijital içeriklerin kalite standartlarını belirleyecektir.

Üretken yapay zeka araçlarının öğrenci ödevleri, sınavlar, araştırma ve akademik yazım süreçlerinde kullanımına ilişkin etik ve pedagojik ilkeler geliştirilecektir. Öğrencilerin ve öğretim üyelerinin hangi kullanımların kabul edilebilir olduğu konusunda açık biçimde bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Japon üniversitelerinden çevrim içi veya hibrit ders katkılarının teknik ve akademik koordinasyonu da bu Kurulun görev alanına dahil edilebilecektir.

Sanayi ve Dış Paydaş Akademik Danışma Kurulu, akademik programların bilimsel bağımsızlığını koruyarak sanayi, kamu ve toplum ihtiyaçlarıyla ilişkisini güçlendirmek amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurulda Türkiye ve Japonya’dan sanayi temsilcileri, araştırma kuruluşları, kamu kurumları, mezunlar ve meslek kuruluşları yer alabilecektir. Kurul, mezunlarda aranan yetkinlikler, teknoloji eğilimleri, staj olanakları, ortak projeler ve laboratuvar ihtiyaçları konusunda Üniversiteye tavsiyelerde bulunacaktır.

Kurulun önerileri bağlayıcı akademik karar niteliğinde olmayacak; program kurulları, fakülte kurulları ve Senato tarafından akademik ölçütler doğrultusunda değerlendirilecektir. Sanayi ihtiyaçlarının müfredat üzerindeki etkisi, Üniversitenin uzun vadeli bilimsel ve eğitsel hedefleriyle dengelenecektir.

Öğrenci Akademik Danışma Kurulu, öğrencilerin eğitim ve akademik yaşamla ilgili görüşlerinin düzenli olarak alınmasını sağlayan danışma mekanizması olarak oluşturulabilecektir.

Kurulda farklı program, sınıf ve öğrenci gruplarından seçilen temsilciler yer alabilecektir. Uluslararası öğrencilerin ve lisansüstü öğrencilerin dengeli biçimde temsil edilmesine dikkat edilecektir.

Kurul; ders programları, akademik danışmanlık, laboratuvarlar, kütüphane, dijital öğrenme sistemleri, sınav uygulamaları ve öğrenci iş yükü konularındaki genel görüşleri değerlendirecektir. Kurul bireysel not, disiplin veya personel şikayetlerini karara bağlayan bir yapı olmayacaktır. Bireysel vakalar ilgili resmî başvuru ve itiraz mekanizmalarına yönlendirilecektir.

Akademik Takvim ve Mevzuat Komisyonu, Üniversitenin eğitim modeline uygun akademik takvimin ve akademik düzenlemelerin hazırlanmasına katkı sağlayacaktır.

TJU’nun güz, bahar ve yaz dönemlerinden oluşan sekiz dönemlik lisans modeli nedeniyle ders, sınav, uygulama, staj, kayıt ve hareketlilik takvimlerinin birbiriyle uyumlu biçimde hazırlanması önem taşıyacaktır.

Komisyon, akademik düzenlemelerde ortaya çıkan uygulama sorunlarını değerlendirecek ve gerekli değişiklik önerilerini Senatoya sunacaktır. Farklı akademik birimlerde aynı konuda farklı uygulamalar oluşmasını önlemek amacıyla ortak yorum ve uygulama esasları geliştirebilecektir.

Akademik Ödül ve Teşvik Kurulu, üstün bilimsel araştırma, öğretim, yenilikçilik, toplumsal katkı ve uluslararası iş birliği performanslarını tanımak amacıyla oluşturulabilecektir.

Kurul, ödül kategorilerini ve değerlendirme ölçütlerini belirleyecek; adaylık ve değerlendirme süreçlerinin şeffaf biçimde yürütülmesini sağlayacaktır. Ödüllerde yalnızca yayın ve atıf sayısı değil, bilimsel nitelik, araştırma etkisi, öğrenci yetiştirme, patent, teknoloji transferi ve toplumsal fayda dikkate alınacaktır.

Türkiye–Japonya ortak araştırma ödülü, genç araştırmacı ödülü, üstün öğretim ödülü ve toplumsal etki ödülü gibi kategoriler geliştirilebilecektir.

Her kurul için görev, yetki, üyelik, görev süresi, toplantı sıklığı, karar alma yöntemi ve raporlama ilişkilerini açıklayan yazılı çalışma esasları hazırlanacaktır. Kurulların görev alanları açık biçimde ayrıştırılacak ve aynı konunun gereksiz biçimde birden fazla kurulda tekrar görüşülmesi önlenecektir.

Kurullar olağan toplantı takvimlerini akademik yıl başlamadan önce belirleyecektir. Gündem ve belgeler, üyelerin konuları inceleyebilmesi için toplantıdan makul süre önce paylaşılacaktır. Acil durumlar dışında toplantı sırasında gündeme eklenen konuların sınırlandırılması sağlanacaktır.

Kararların mümkün olduğunca görüş birliğiyle alınması hedeflenecek, bunun mümkün olmadığı durumlarda ilgili çalışma esaslarında belirtilen çoğunluk kuralları uygulanacaktır. Karşı görüşlerin gerekçeleri talep halinde toplantı tutanağına kaydedilebilecektir.

Toplantı tutanakları ve kararlar düzenli olarak arşivlenecektir. Gizlilik içeren personel, öğrenci, etik ve fikrî mülkiyet konuları dışında kalan kurul kararlarının ilgili paydaşlarla paylaşılması sağlanacaktır.

Kurul üyelerinin toplantılara düzenli katılımı beklenecek, mazeretsiz ve sürekli devamsızlık halinde üyelik durumu yeniden değerlendirilebilecektir. Görevi sona eren üyelerin kurul belgelerini ve devam eden işleri yeni üyelere düzenli biçimde devretmesi sağlanacaktır.

Kurul üyeleri, kendileri, yakınları, öğrencileri, ortak araştırmacıları veya doğrudan ilişkili oldukları kurumlarla ilgili konularda çıkar çatışması bulunması halinde bu durumu toplantı öncesinde açıklayacaktır. İlgili üye görüşmeye bilgi vermek amacıyla katılabilse de değerlendirme ve oylama süreçlerinin dışında tutulabilecektir.

Akademik atama, proje desteği, ödül, etik inceleme ve ihale niteliği taşıyan kaynak tahsisi süreçlerinde çıkar çatışması kuralları daha ayrıntılı biçimde uygulanacaktır. Kararların kişisel, akademik veya kurumsal ilişkilerden etkilenmesini önlemek amacıyla gerektiğinde dış değerlendiricilerden yararlanılacaktır.

Kurul üyeleri, görevleri sırasında eriştikleri gizli bilgi ve belgeleri yetkisiz kişilerle paylaşamayacaktır. Öğrenci, personel, proje, patent ve etik soruşturma bilgileri yalnızca görev amacıyla kullanılacaktır.

TJU’da kurul sayısının artması, karar süreçlerinin yavaşlamasına ve görev tekrarına neden olmamalıdır. Bu nedenle her kurulun hangi organa rapor vereceği, hangi kurullardan görüş alacağı ve kararlarının kim tarafından uygulanacağı açık biçimde belirlenecektir.

Program Kurulları ve Bölüm Kurulları tarafından hazırlanan akademik öneriler Fakülte Kuruluna, gerekli durumlarda Eğitim ve Öğretim Kurulu veya Müfredat ve Program Geliştirme Kuruluna iletilecektir. Üniversite düzeyinde akademik politika veya düzenleme gerektiren konular Senatoya sunulacaktır.

Araştırma ve İnovasyon Kurulu, Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, Araştırma Merkezleri Koordinasyon Kurulu ve fikrî mülkiyet birimleri arasında düzenli bilgi paylaşımı sağlanacaktır. Böylece araştırma politikası, proje desteği, altyapı ve teknoloji transferi süreçleri bütünlük içinde yürütülecektir.

Türkiye–Japonya Ortak Akademik Koordinasyon Kurulu ile Uluslararası Akademik İş Birliği Kurulu arasındaki görev sınırı açık biçimde belirlenecektir. Birincisi Japonya ile özel ve stratejik ortaklığa odaklanırken, ikincisi Üniversitenin daha geniş uluslararası iş birliği portföyünü yönlendirecektir.

Akademik kurulların performansı yalnızca yaptıkları toplantı sayısı üzerinden değerlendirilmeyecektir. Alınan kararların niteliği, uygulanma oranı, karar süreçlerinin süresi, ilgili paydaşların katılımı ve Üniversitenin akademik gelişimine sağlanan katkı dikkate alınacaktır.

Her kurul akademik yıl sonunda kısa bir faaliyet raporu hazırlayabilecektir. Raporda görüşülen konular, alınan temel kararlar, uygulanma durumu, karşılaşılan sorunlar ve gelecek döneme ilişkin öncelikler yer alacaktır.

Uzun süre işlevsel faaliyet göstermeyen, görevleri başka kurullarla büyük ölçüde örtüşen veya kararları uygulamaya dönüşmeyen kurulların görev tanımları yeniden değerlendirilebilecektir. Gerektiğinde kurullar birleştirilebilecek, geçici komisyonlara dönüştürülebilecek veya faaliyetlerine son verilebilecektir.

TJU’nun akademik kurullar sistemi, Üniversitenin eğitim, araştırma, kalite, akademik insan kaynağı ve uluslararasılaşma süreçlerini katılımcı ve kurumsal bir yapıya kavuşturmalıdır. Kurullar, yalnızca mevzuat gereği oluşturulan biçimsel organlar değil, Üniversitenin bilimsel yönünü belirleyen ve akademik standartlarını koruyan aktif yönetim mekanizmaları olmalıdır.

Üniversite Senatosu, Fakülte ve Enstitü Kurulları gibi temel akademik organların yanında; Araştırma ve İnovasyon Kurulu, Eğitim ve Öğretim Kurulu, Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Kurulu, Türkiye–Japonya Ortak Akademik Koordinasyon Kurulu ve Uluslararası Akademik İş Birliği Kurulu gibi TJU’nun özgün misyonuna cevap veren yapılara ihtiyaç duyulacaktır.

Kurulların başarılı biçimde çalışabilmesi için görev alanlarının açıkça belirlenmesi, karar süreçlerinin veri ve uzmanlık temelinde yürütülmesi, Türkiye ve Japonya’dan akademisyenlerin etkin katılımının sağlanması ve alınan kararların uygulama sonuçlarının izlenmesi gerekmektedir.

Bu yapı sayesinde TJU, akademik kararlarını kişilere veya geçici uygulamalara bağlı olmadan, güçlü kurumsal mekanizmalar aracılığıyla yürütebilecek; araştırma odaklı, uluslararası ve kalite güvencesine dayalı bir üniversite yönetim modelini sürdürülebilir biçimde geliştirebilecektir.